妙用 word 软件邮件合并功能，批量打印奖状，证书，成绩单

夜空中的英语之星 11-25 87

前言：

眼前朋友们对“win10打印任务”大致比较看重，兄弟们都想要学习一些“win10打印任务”的相关知识。那么小编同时在网上搜集了一些有关“win10打印任务””的相关知识，希望你们能喜欢，同学们一起来学习一下吧！

任务的提出

在学校工作中，经常有批量打印格式相同，个别字段不同（如姓名）的文档的需求，比如批量打印奖状，成绩单，录取通知书，邀请函等文档。

这时候，要是采用这样的操作，那就说明该人员不具备熟练的Office操作技能：

打开word软件，先编辑好一个文档，作为模板，然后修改其中的个别部分，如姓名或者其他项目，再一个一个地打印，[擦汗]

这样的操作处理少量的奖状可以，但是，用这样的操作方法打印七八十张，上百张奖状，那可是既费工又费时间。

这是笨办法，不是优质高效的做法。这样操作，说明该人员还不精通office技能，真的需要提高计算机操作技能了。

解决的办法

以上批量打印格式相同，个别字段需要替换的文档的需求，是有高级的office技能能解决的。就是使用 word的邮件合并功能来操作，发挥邮件合并功能威力，解决批量生成和打印的需求，是优质高效的操作啊。

Word的邮件合并功能早就有了，甚至是Word2003 版本就有了，在Word2013/2016 软件中，它是作为一个功能区独立出现在软件的主界面，它一直就在那里等您来用。[呲牙]

然而，许多人到现在却没有认识到它的作用和优点，更没有掌握这项技能，为自己的工作争光添彩 [捂脸]。

那么什么是word的邮件合并功能呢？

顾名思义，当初这个功能开发出来，是为了满足快速批量生成邮件地址的需求的。

具体说来，就是把Word组件和Excel组件配合起来使用，用Excel新建工作簿作为数据源，在Word中建立要打印的文档模板，然后经过Word的邮件合并功能的操作，快速、批量生成格式统一，个别字段不同（如姓名或者其他项目）的文档，生成的文档可以直接打印，也可以长期保存。

能够快速，批量生成格式统一，字段不同的word文档，这就是 Word的邮件合并功能。

掌握了word的邮件合并操作，我们就可以快速批量打印邮件地址，档案盒标签，奖状，成绩单，录取通知书，邀请函等文档。

怎么样？这样精妙的技能，您想不想掌握？

现在以批量打印运动会奖状为例，给大家介绍一下如何使用word的邮件合并功能批量生成文档并且打印出来，下面就请跟我来操作。

在此，我想插入这段话，表达下观念：

您知道吗？Office的三大组件Word，Excel，Powerpoint是可以协同运作，处理数据，完成某项任务的，如我们可以把word和Excel联合起来使用，完成批量打印的任务。我们还可以把Word和Powerpoint联合起来使用，把Word文档编辑好，导入到Powerpoint中，快速生成该Word文档内容的演示文稿。实际上，掌握以上两个技能，您就老厉害了，就可以傲视许多人了，真的。

准备工作：在计算机的已知位置新建一个文件夹，起名为“运动会奖状”，用于存放所有的文档。

一，建立两个文档。

1.启动Excel，在“运动会奖状”文件夹中，新建一个名为“数据源”的Excel工作簿，在其中输入获奖的班级名称和奖项。

注意：

这个Excel工作簿，不需要调整格式，但是一定要有标题，就是在表格第一行必须有标题。

在打开的工作簿第一行依次输入“班级”，“奖项”，以此作为导入生成标签的凭据。

输入数据完毕后仔细检查，确保没有错误，然后关闭Excel工作簿。

2、启动word软件，在“运动会奖状”文件夹中，新建一个名为“奖状”的Word文档，作为奖状的模板。

这个word文档需要我们反复调整格式，使它的

（1）大小和需要打印的奖状完全相同。

怎么做呢？拿尺子量出奖状准确的长度和宽度，在 word 软件中依次点击功能区的“布局”，找到“纸张大小”，点击出现下拉菜单，在底部选择“自定义”，输入刚才测量好的长度和宽度，确定。

（2）在word文档中输入固定不变的内容。