一、制作明细表

首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。笔者使用office 2003，在其他版本的office中操作略有不同，请朋友们注意。

　二、询证函的格式

为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示（实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容），该文件名称为“询证函.doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。

三、进行“邮件合并”

1.启动word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步?选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步?撰写信函”。

3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。

4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。

5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。

6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。

同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。

至此，“询证函.doc”文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。

四、完成“邮件合并”

在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步?撰写信函”，然后单击“下一步? 预览信函”，再单击“下一步? 完成合并”，至此邮件合并完成。

想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”，此时word将弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。

编后：上例使用word的“邮件合并”功能把word文档和excel二维表格完美地合并到一处，实现了数据的批量处理，有效减轻了工作量。在财务工作中经常遇到类似情况，朋友们不妨一试。