超实用的办公技能，一用就会。

来来自时间管理实践专家 邹小强 的得到锦囊

时间管理实践专家，著有《小强升职记》、《只管去做》

1.最快捷的方法不是整理文件，而是正确给文件和文件夹命名。现在操作系统的搜索功能强大，只要你正确命名了你的文件和文件夹，很容易找到相应文件。

推荐一个小软件，叫everything，装到桌面上，搜索电脑中的文件非常快。（这是编者添加的）

2.用“3W1X”原则命名文件，便于以后的搜索。 举个例子来说，“营销计划.doc”就不好，“20200630-销售部营销计划-客户A-V3”更有利于搜索。When时间：20200630，Work事项：销售部营销计划，Who主体：客户A，X备注：第三版。

3.不要使用无意义的文件名，比如 asd238.doc 也不要用缩写，比如：gkd.xls，当时你知道什么意思，但是一个月之后你就完全忘掉了。

4.如果你同一个文件需要修改多个版本，给你一个参考模板：在文件名前面加上修改人，在后面加上版本号，比如：“【邹小强】2020工作汇报V4”，意思就是《2020工作汇报》第4个版本，由邹小强最后修改。

5.为了工作更方便，还是建议你花时间把文件重新分类到不同文件夹里。如果你常做项目可以按项目分，比如：A项目、B项目、C项目；经常处理数据资料的话可以按时间分，比如2019、2020、2021。像销售这种经常接触不同客户的可以按客户分，自用电脑可以按类型分，比如照片、文档、视频，当然，这些分类可以嵌套使用，例如名为“A项目”的文件夹可能包含名为“2019”、“2020”和“2021”子文件夹。

6.不要建立太多的文件夹，遵循“57原则”：同级最多7个文件夹，最多5层。1956年，美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为7个单位，超过了就容易忘，所以同级7个文件夹你会有一目了然的掌控感，至于5层是因为我们上面说了项目、时间、类型、客户等5种分类方式，全部嵌套使用一遍，5层也就足够了。

7.桌面文件按照四象限进行管理，具体做法是在桌面划分四个象限(区域)，分别定义为“收集篮”、“处理中”、“已结束”、“已归档”，我们甚至可以自己设计一个四象限的桌面背景。

8. 第一次就把文件保存到正确的位置，不要先随便保存一下，随便起个名字，想着以后再修改，通常都没有“以后”了。

9. 每星期整理一次文件夹。可以在每周五下班前，用15分钟的时间整理桌面文件，按照规则归类到不同的文件夹，删除不需要的文件，确保电脑文件夹就像你的桌面一样整洁。别觉得这浪费时间，这其实是为你日后省了大量的时间。

10. 给重要文件做好备份，可以选择同步到网盘，每周同步一次，也可以选择备份到移动硬盘，每月备份一次，总之，别给自己挖坑，文件丢失的时候就欲哭无泪了。

11. 提醒一点，如果你是Windows操作系统，不要把重要文件放C盘里，如果你是Mac系统，不要把重要文件放系统文件夹下，因为一旦操作系统有问题，很可能会格式化系统，造成文件丢失。