文章来源：Altamirahrm

翻译：译行者

在人力资源技术领域，工作流程管理系统变得越来越重要。这些一直作为项目管理基础的系统，现在是最现代的人力资源管理软件之一。

人力资源部门也可以将工作过程变成遵循设定路径的数据和活动流并从中受益。借助工作流程管理系统，可以自动执行重复性任务，在适当的时间让所有利益相关者参与流程，建立审批流程，增强对流程的控制并使其更加高效。

该技术可以应用于多项人力资源工作，对于简单任务或更复杂、更精细的任务都有明显的好处。

1.工作流程管理系统对 HR 的好处

使用工作流程管理系统实现 HR 流程数字化为公司带来了诸多好处：

（1）过程定义。数字工作流程是将过程的每个方面和步骤都写在纸上的练习。因此，由数字工作流程管理的过程始终符合某些标准。这提高了一致性和对内部政策的遵守，并降低了错误、健忘和偏袒的风险。

（2）加强协作。涉及多人的工作，特别是如果这些人属于不同的业务领域，可能会陷入困境。工作流程清楚地定义了环节中每个人的角色和活动，并在正确的时间召集他们，从而鼓励协作并绕过任何孤岛。

（3）节省时间。许多任务都变得自动化，并涉及部门之间的协调和沟通，从而节省了大量时间。

（4）可靠性。员工可以确信该过程正在按计划进行，他们的请求正在传达给合适的人员。通过工作流程，还可以设置自动反馈，例如，针对已提交简历的候选人或已注册培训课程的员工。

（5）满足最后期限。工作流程管理系统包括自动通知系统，使参与者了解最新情况以及即将执行的任务，以便始终满足最后期限。

（6）自动存档。记录所开展的活动总是有用的，无论是在简单的过程中，例如制定假期计划；还是在更微妙的领域，例如分配个人防护装备或交付工资单。

（7）符合审批流程。当 HR 工作由数字工作流程控制时，可以确保批准流程和业务层次结构得到尊重。可定制的人力资源软件允许HR员工为每个流程建立复杂且差异化的审批流程。例如，批准员工休假时间的人员可能不是评估其绩效或为其注册培训的同一个人。

2.人力资源中的工作流程示例

让我们看一下工作流程管理系统可以适应的一些人力资源工作示例：

（1）招聘流程

任何公司的招聘工作都包括候选人必须通过的几个阶段，以及几个参与的人（候选人，招聘人员，招聘经理等）和几个不同的执行活动（交换文件，管理与候选人的接触点，增加评估等）。因此，使用工作流程管理系统在节省时间、准确性和候选人参与度等方面带来了许多优势。

重要的是要有一个高度可定制的系统，允许HR员工重新选择、创建公司使用的流程。该工作流程还用于在公司中构建工作申请流程，经理只需单击几下即可开启求职。

（2）入职培训

在过去几年中，公司越来越迫切的需求是将新员工引入公司的阶段数字化，以便他们可以在线完成工作，并尽可能以系统的方式完成。部分原因是远程工作员工的增加。

这可以在工作流程的支持下完成，该工作流程通知所涉及的各个部门（例如HR和IT部门）并跟踪所有内容。

（3）休假

请求休假时间是一个相对简单的过程，但是如果没有通过工作流程进行数字化，对于所有相关人员来说，这个过程仍然可能非常耗时。

工作流程管理系统提供了许多优点：确定休假请求到达正确的收件人，实时向经理和人力资源部门发送自动通知，收集每种缺勤类型（带薪休假，育儿假，献血等）的正确信息和文档，遵守公司政策等等。

（4）费用报告

费用报告的提交也可以使用工作流程进行数字化。最先进的系统为每种类型的费用提供不同的审批路径和数据收集表单，执行自动计算并与工资单软件集成。

（5）绩效管理

评估过程同样可以在工作流程的支持下进行数字化，工作流程将评估者和被评估者带到评估过程的所有阶段，通过自动通知保持高参与度，并自动执行定量目标和奖金计算。

自动化工作流程对于规范其他人力资源工作非常有用，例如执行纪律处分，提供培训课程，以电子方式签署文件和离职活动等。