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——献给所有被老板和同事夹在中间的HR们

我们今天讨论如何让员工正确填写地址，前提是劳动合同中必须有类似这样的几句话，否则，一切都是空谈：

“甲乙双方在本合同履行过程中各自向对方发出或者提供的所有通知、文件、文书、资料等，均可以当面交付，或通过本合同首页/第【】条所列明的对方联系方式择一送达，或选择多种方式送达。

若邮寄送达，以信件到达该地址之日或寄出后第3日（以二者更早者为准）视为已送达。若以短信、电子邮件等电子数据方式送达，以进入收件人电子数据系统之时视为已送达。

一方如果变更通讯地址、联系电话或邮箱等联系方式，应当及时书面通知另一方，变更自通知送达之日起生效。”

让员工正确填写地址的目的是什么？主要是为了将来给员工发出书面通知，主张权利，或者中断诉讼时效。

我们以劳动合同页首载有联系方式为例。

姓名、性别、身份证号，照抄身份证即可。

户籍地址，一般是填身份证上的住址。当然，也不排除有人在户籍地址变更后，没有及时去更新身份证地址，一直用到身份证到期（我之前就是这样的）。如果员工没主动告知，我们还是以身份证地址为准。

通讯地址，这里应该让员工填写他可以收到公司信件的地址，无论是租房的地址，还是老家的地址，如果和户籍地址一致，可以写“同上”。通讯地址没写怎么办？

邮政编码，可写可不写。

联系电话，应该让员工至少写上他的手机号码，用作将来拨打电话、发送短信、验证微信记录之用。拨打电话可以全程录音录像，只要不涉及隐私，这种证据是有效的。发送短信适用于时间紧急的情况。许多微信号绑定了手机号码，中国的手机号码已经全部实名制，登记在这个号码下面的微信记录即视为他自己说过的话，抵赖是没有用的。

邮箱，应该填写员工的私人邮箱，不要填写工作邮箱。工作邮箱将来离职是会被关掉的，而且责任在于公司，所以，写了等于白写。

据我的经验，对许多公司而言，写上员工个人邮箱的意义也还是不大，因为公司往往不想占用邮箱空间，网管会让HR把邮件下载（archive）在电脑上，而不是放在服务器上。这种下载在电脑上的邮件，从理论上说，存在被篡改的可能，很难作为证据使用。

所以，如果想保留邮件将来做证据用，就要把它留在服务器上，不要下载，以后在法庭上用任何一台电脑连上互联网都可以看到，这个证据一般会得到法院认可。如果我们趁邮件还保存在服务器上的时候做个公证，这个公证书就可以作为证据了，原邮件下载或删掉都没问题。

注意，我们应当让员工自己填写以上信息，表明联系方式都是他自己确认的。

以上信息填妥后，复印好身份证，万事大吉。以后的事情就好办许多了。你懂的。