会员档案管理也叫会员档案文书立卷，就是把会员的有关材料按照一定的联系和规律组成案卷，归类建档，以便查找和保管，这是会员会籍管理的一项重要的基础性工作。但相当多的基层工会档案管理非常混乱，有的没有建立档案；有的过于简单，资料残缺不全；有的缺乏条理，胡乱堆砌。做好会员档案管理工作，应注意以下问题：

（1）档案立卷的主要内容。会员档案立卷的内容主要分为两大类：一是会员本人的材料，如会员会籍、会员登记表、职工劳动保险登记卡片、会员组织关系随工作单位变动、离休退休、死亡等情况。二是会员本人以往获奖及受处分情况的材料立卷，如优秀工会工作者登记表、优秀工会积极分子登记表、先进女职工工作表、先进工会财务工作表，以及对会员处分的材料等。对于没有查找利用价值的材料，或与会员没有直接关系的材料等，不需要立卷。

（2）档案立卷的主要要求。应注意三点：一要把应归档的会员材料收集齐全，按照材料的内在联系和规律，正确分类立卷。二要区别材料的价值，正确划分保管期限。三要使已立的案卷便于保管和利用。

（3）档案立卷的基本做法。档案立卷分五步进行，第一步，立卷，先编一个立卷类目，以便有计划有条理地进行立卷工作。第二步，归卷，把已经处理好的材料，随时按立卷类目的条款进行归卷。第三步，组卷，年终将平时积累的材料加以整理，正式组合案卷。第四步，定卷，在正式组卷的基础上，进行编目加工。如编写卷内的材料张数、目录、填写案卷封面标题和备考表等。第五步，归档，将已经立好卷的案卷，按照归档制度，由基层工会正式向本级工会负责组织建设的人员或专职人员进行交接。负责档案管理的人员，要制作索引工具。工会会员档案索引工具，一般可按照汉语拼音去制作。例如，将会员的姓氏按照汉语拼音的先后顺序编成目录、页码等。

（4）档案管理移交的手续。为保持会员档案管理工作的连续性，工会负责组织建设的人员或专职人员一旦调离工作，要及时配备新的工会会员档案管理人员。在会员档案管理工作交接中，要写明案卷总数、移交人、接收人、交接时间等，履行签字手续。