《番茄工作法图解》丨简单易行的时间管理方法，一次只做一件事

九吉吉祥 06-04 959

前言：

而今大家对“工作分配四步法”大概比较讲究，看官们都想要剖析一些“工作分配四步法”的相关内容。那么小编同时在网络上搜集了一些关于“工作分配四步法””的相关资讯，希望同学们能喜欢，各位老铁们快快来学习一下吧！

#头条创作挑战赛#

【九吉读书笔记】

♥一次只做一件事

♥建议你试试番茄工作法。在25分钟内专心做某一件事，然后短暂休息，再将其他事与你正在做得比对一下。看哪个更重要，就拣最重要的做

♥要想做到专注，你就得坚决抛开各种杂念

♥弗朗西斯科·西里洛在1992年创立了番茄工作法，但若从头说起，则要追溯到20世纪80年代末，他大学生活的头几年。他一度苦于效率低下，作业做不出来，学习学不进去。山穷水尽处，柳暗花明时——多亏一个红色、定时响铃的圆形物件：“于是我和自己打赌，下猛药，狠狠鄙视自己说：‘我能学习一会儿吗？——真正学上10分钟？’我得找个计时教练，谁来替我掐表呢？后来我找到了，是一枚厨房定时器，形状好像‘番茄’（即意大利语的Pomodoro）。就这样，我邂逅了我的番茄钟。”

番茄工作法能帮你与时间化敌为友，不会再因为还有一小时、一天、一周、一个月的时限而充满焦虑，你要做的就是定好25分钟番茄钟，然后全然专注于手头的任务。如果番茄钟响铃，25分钟结束，而任务还没完成，这并不代表失败。相反，这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩。

什么是番茄工作法？简单说，就是列出你当天要做的事，设置25分钟闹钟，然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的工夫等。这本书中我会以自己为例，向你展示如何使用番茄工作法，包括如何记录活动，以及如何挑出最重要的任务。

♥千里之行始于足下，现在开始吧：试试完成特定时间段内的活动。拿出纸笔，列出一些待办的活动。看看你写下的这些任务里，哪一项是最重要的？哪一项是你最想尽快完成的？把书签放到这一页上，合上书，按照下列步骤去做这件事：

（1）扭启你的厨房定时器，将闹铃定在10分钟；

（2）全神贯注去做这一项特定的任务；

（3）到闹钟响铃，立刻停下，别管任务完没完成；

（4）休息3分钟，然后翻开书，继续往下读。

怎么样？刚才那10分钟里，你能排除杂念不胡思乱想吗？是不是经常看表？通常在番茄工作法中，将闹铃定在25分钟，以此为一个“时间盒”。如果你愿意可以试试，照此方法读完整本书：在一段一段的25分钟周期内读书——当然要拿厨房定时器来掐时间——并且在每两个阅读周期之间，花3分钟休息放松。

♥先分析真正的问题所在，即“我想达成什么结果”，然后专注于能带来该结果的活动。开工前，我要先扭启番茄钟，稍后番茄钟会响铃，提醒我停下来，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重？

♥先前的状态是，时间在我这儿一下子就没了，嘭！一天下来，原本打算做完的事儿，大部分还是老样子。认真地自我反省后，我找出一些问题的脉络。估计你对其中一两个问题并不陌生。以下就列出这些导致人们无法完成工作的问题。本书后面还要具体讲到如何借助番茄工作法的正确应用来解决它们。面对复杂，望而却步。那些复杂的、在一个25分钟内完不成的任务，往往会造成拖延。拖延总能让我们苟且偷安，但难题并没有消失。别考虑任务有多复杂，重要的是开始、再开始。扭启番茄钟，半小时内你会有所斩获，并获得休息做为奖赏

♥无聊琐事，越拖越久。尚未完成的工作不会给你带来任何好处。当然了，扫尾的活儿通常都无趣得很。不要总想着要完成整件事你还得费多少工夫，而是想想要完成这一个番茄钟其实也没多久。先完成它，你就会得到回报。

小事忙活一天，大事一样没办。番茄工作法要求在每天早晨做计划，为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前，重新评估活动的优先级，最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。最后期限，步步紧逼。加班到很晚，周末不休息，长此以往，不会有任何效率。就算被迫加了班，别别扭扭地，也拿不出好成果来。番茄工作法，以25分钟的短期迭代为节奏，帮你建立可持续发展的步伐，休息时安心休息，工作时一心一意。

♥从休息回到工作，心智调整不过来。每天上午刚上班，或者吃午饭回来那阵子，时间经常会在你面前溜走：还没把心思拉回工作之前，它就一分一秒地过去了。番茄工作法是以动作为导向的，扭启番茄钟是动作，遵守铃声是动作，填写“今日待办”表格是动作。习惯成自然，充分利用条件反射的力量。

一错再错，不长记性。为了避免第二天犯同样的错误，番茄工作法在一天结束前要做三件事：记录、处理和可视化，这些每日回顾工作，是改进个人流程的关键。每天都学习，每天都进步。这样还有一个好处是，一开始你是照着书本应用番茄工作法，等到认清自身工作习惯后，就可以进行调整，形成自己专属的一套方法。

♥没想到一件事要做这么久。将活动拆分为小项目，使其更加清晰。经过预估，如果某项活动需要7个以上的番茄钟，就应当拆分它。番茄工作法预估每项活动，通过比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”，可以让你在每一步得到即时反馈。这部分与“定量预估”有关。

♥头脑被各种想法占据。有时难以集中于单项活动，是因为其他想法一刻不停地冒出来。这时应当把它们填入“计划外紧急”表格，然后再接再厉，完成手头的活动。想要专心致志，就抛开所有杂念

♥问自己：一次只做一件事

※什么让你半途而废？

※在哪些地方读书，更容易让你集中精力？

※你是怎样逃避做无聊琐事的？

※通常哪类活动会让你花费的时间超过预期？

※你的时间是否经常被事务型活动填满，即使有更重要的事要办？

♥想获得心流状态，进入好整以暇、正襟危坐、全神贯注的姿势，要比东张西望等待灵感有效得多。

♥人脑的结构可以分为四个层次：脑干、边缘系统、皮层、额叶。所有这四层各有其独特的长处和弱点。只要能各自扮演合适的角色，它们组合起来将会所向披靡。

“脑干”部分，生活在亿万年前的爬行动物也有脑干，它为我们提供了可靠的条件反射机制，不需要意识参与即可作出反应。

“边缘系统”是人类与哺乳动物共有的。它帮助我们进行长期记忆，同时也负责处理奖励信号。其功能主要涉及情感和社会关系。

“大脑皮层”的完善程度与动物的智能成正比，例如人类的大脑皮层就发达得多。皮层使我们能够认知和思考，并且能够“站在画外看画”进而得出结论。

“额叶”使人类与其他动物不同。它让我们能异想天开，也能发明创新；让我们能据理力争，也能理解异见；让我们能计划协商，也能操纵大局。

♥左脑帮助我们产生一个符合语法和语义规则的词语线性序列。对过去进行分析也是一个典型的左脑任务。右脑更倾向于直觉。右脑理解比喻、产生梦想、组合新想法，有时还能穿过无序的逻辑，带来灵光一现

♥多巴胺神经递质的职责之一是保持人的警觉性。一种理论解释为什么有些人常常多动，是因为大脑要弥补多巴胺产量的不足，从而增加了肾上腺素的生产。例如，当我非常疲惫时，我会显出多动型人群的类似症状：后继乏力，注意力集中不起来。因此，我需要休息，以获得新的能量。要让注意力处于最佳状态，我需要在每半小时之间进行短暂休息，每周安排不超过40小时的工作计划。我的经验告诉我，采取可持续的步伐，是工作卓有成效的前提

♥“中央执行器”控制我们的认知过程，对信息进行分门别类，它扮演首席执行官。“语音回路”通过复述的方式存储我们看到的东西，它的容量有限，使得短单词更容易记忆。“视空画板”上保存了我们所看到的信息，它帮助我们判断距离或进行视觉想象。“情节缓存”是一位多面手。它跨领域进行沟通，建立起统一的视觉、空间、语言和时序单元，对于长期记忆，它也是一位不错的帮手。工作记忆的容量有限

♥延迟回忆更容易记住不同含义的词语，大脑通过联想对记忆进行编码。可视化技术，比如思维导图，是理清联想脉络、服务长期记忆的极佳工具

♥从时间持续的角度来看，对未来进行思考、计算和划分，无异于盲人摸象一般，至少在以全新的方法面对全新的任务时，会是如此。对于我和大多数人来说，正是这种不可预测性导致了焦虑。而焦虑无疑会导致生产力下降，甚至可能把事情搞砸。如果我们能将工作视为一连串的事件各个击破，生产力将得以提高

♥在快速眼动睡眠（指人在睡眠中眼球处于高速转动的阶段）期间，大脑的一小部分重放我们日常生活的影像。这部分被称为海马体，因其形状而得名。记忆是一份稳定封存的副本，与事实无关的情绪化成分均被剔除。大脑还会在所收集的各组记忆之间找出新的联系。“脱机状态”——即大脑没有考虑问题的时候——能为我们提供新思路和新见解。这一逻辑进程在大脑的后台运行，它不光在睡觉时，也会在我们清醒着但无所事事时，即脱机状态下工作。短暂的定期休息，能够促进融会贯通的能力

♥“相关记忆”能够综合概括个人原有知识，脱机状态对它意义重大，包括快速眼动睡眠时间，以及暂时放下待解决问题的片刻小憩时间。对于相关性的发现，其中一种类型是传递性推理。例如，一开始我们分别了解几对单独的假设，假如“黄色比绿色好”、“绿色比紫色好”，然后即使没有明确说明黄色与紫色的关系，我们也会推断“黄色比紫色好”

♥有一种精神状态称为“心流”，它具有以下特点：明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和即时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一

♥心流是一种创造性的状态。如果保持心流的状态，效率不就提高了吗？不是的。心流状态下缺乏全局观念，创造力与统筹力难以并存。时不时地，我需要纵览全局进行战略决策，部署行动，以便在下一个心流期间能够全身心投入这项行动中。

在进入心流阶段之前，我扭启一个番茄钟，让它稍后唤醒我，这样我可以暂时换上战略眼光，观察全局，然后再次回到心流中——这就是节奏。另外要记住的是，获得心流状态，进入好整以暇、正襟危坐、全神贯注的姿势，要比东张西望等待灵感有效得多

♥激励是一种生理活动加剧的状态。我不需要巅峰，更不想要低谷，我想保持一个可持续的步伐

♥拖延是一种焦虑应对机制，与启动或完成某项任务或决策有关。你为什么拖延？因为你的懒惰？不，即使是最拖拉的人也有动力和能量做一些事——周末的业余爱好，人际关系，或者社团工作。有三个导致拖延的明显原因：

※其他人强迫你做一些事，违背你的意志；

※你给自己压力，想要有完美的表现；

※害怕犯错误或受批评。

比方说，你习惯性迟到，最后期限总让你心惊肉跳。没时间陪老婆，没时间娱乐。怎么会这样？因为在感觉上，拖延就像一个奖励。拖延会暂时缓解你的压力。但请记住，压力来自内部，而治疗的良方是找到项目的起跑线

♥长远而言，如果能有一个可持续的步伐，我们的生产率会更好。我们的大脑需要定期的休养，既包括工作时间的短暂休息，也包括每天工作完成以后的较长休息

♥正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了做出正确决定，你需要简化问题，使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。而“薄片撷取”是一种不假思索的思考方式。我们根据一段极短的时间内的经验，从中提取真正重要的信息。这些判断有效与否，完全取决于我们的经验、专业训练和知识，而非其他因素。真正的挑战在于建立一种简单、透明、具支持性、自我完善、有灵活性的进程。灵活性是基于我们跟踪记录的事实数据，不仅要用这些指标调整进程本身，而且要改善我们自己。然后，我们将能够在正确的时间，以正确的方式作出瞬间决定，并据此采取正确的行动。

♥变化是商务世界永恒的主题，它不会每次都听我们的，但可以尝试控制它的影响。学会拥抱变化，打开机会之窗，消解压力

♥在所有的可选方案中不断地做取舍，会带来焦虑，无法专心致志。我们有太多的选择，太多的决策，做真正重要事情的时间反而太少。选择产生焦虑，评估可选方案，会导致时间流失和专注度减少。但我们自始至终仍然愿意做最重要的事情。当环境发生改变，而且影响到我们手头工作的价值时，我们应该接受这种变化，或许还要调整原先的优先次序。

即使在万不得已的情况下，重新调整优先次序，即“选择当前活动”，也必须限制在某种场合下才能进行。但为了及时对变化做出响应，即“切换当前活动”，我们必须让此类场合足够频繁地出现。因此需要有一个步调，例如选择—工作—休息；选择—工作—休息……同时我们用时间盒来限定工作时段，以便在我们全神贯注于当前工作的时候，还能抽出身来

♥问自己：背景

※在一份耗费脑力的活动上你能专注多久？

※你的私人生活和职业生活的节奏是怎样的？

※对于考验记忆的游戏，你能玩得好吗？

※你上一次拖延是什么时候？为什么？

※你做决定的时候是凭直觉还是凭意识？如何平衡？

♥方法很简单。选择“今日待办”表格中最重要的工作，扭启番茄钟到25分钟，开始专注于这项活动——仅此一项

♥番茄工作者的一天具有以下5个阶段。

※计划：在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

※跟踪：确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段（称为一个番茄钟）内，你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。

※记录：在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。

※处理：从所记录的原始数据中提取有用信息。例如，可以计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。

※可视化：最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯，在自我调整过程中，基本上每天都要做这样的回顾。

在每天开始时，进行计划；每天结束时，进行记录、处理和可视化；在两者之间，进行对25分钟周期循环的跟踪。

♥美国统计学家威廉·爱德华·戴明和安德鲁·沃尔特·休哈特共同创立了戴明循环，也称品质管理循环或PDCA循环。它是一个解决问题的周期流程，可用于对其他流程进行改进。基于“假设-实验-评估”的科学方法，戴明循环的4步为：计划-执行-评估-应用。

※计划（Plan）：定义预期的结果，以及达成它所需的流程

※执行（Do）：实施该流程。

※评估（Check）：对流程进行衡量，比较实际结果与预期结果，找出差距。

※应用（Act）：对差距进行分析，找出问题根源，以图改进。

这一系列的计划、监控、衡量和改进，也正是番茄工作法的核心，番茄工作法是一套典型的PDCA流程

♥简单易用的工具可以简化方法。你可以忽略流程管理方法，专注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支钢笔或铅笔、一枚厨房定时器、三张白纸或横格纸

三张纸的用途如下：

※“今日待办”表格：填写今天日期、你的名字，列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。

※“活动清单”表格：填写你的名字，列出最近要进行的活动，随想随填，不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的。

※“记录”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。

♥自己动手：做一张活动清单表格。想想你在家要完成的活动，把它们全记下来，无论是否重要，不必考虑重要程度和优先级，也不必写出具体做法，只写活动完成后的状态。比如：

※客厅整洁；

※买烹饪书；

※发电邮给西娅。

言简意赅就行了，不要刻意地缩写或长篇大论，也不要考虑措辞能否让别人理解，最重要的是你自己能看懂，即使你今天写下它们，一个月后回来看也能明白

♥将最重要的活动排到第一位，并全力以赴去做

♥番茄工作法有一定的目标导向。量力而为地选择一定数量、今天能完成的活动，这是你的承诺。如果它们得以完成，满心欣慰是回报给你的精神奖杯

♥自己动手：做一张今日待办表格。拿一支笔、一张纸、厨房定时器，还有你刚刚做的“活动清单”表格。扭启5分钟番茄钟。在纸面顶端写下标题“今日待办”，想想你觉得今天要进行的活动。先看看你的“活动清单”表格，有没有漏掉没填的内容。比如：

※开车带埃达看球；

※做晚饭；

※电话姐姐。

“活动清单”表格里的事情，别一股脑都抄到“今日待办”表格里，要考虑全部做完的承诺是否合理。继续练习不要停止，直到番茄钟响铃

♥“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺。某件事你今天不打算做，就别把它填进去。

♥要强调的是，“活动清单”表格很有用，但只有它是不够的。为了激发动力，你需要量力而行，为一段固定的时间，从“活动清单”中提取一组适量的活动。如果该提取过程由你自主完成，你确实相信这段时间内可以实现这些目标，这就成为自我承诺。一天，是一个可以预期的时间段长度，而且要完成所承诺的活动，一天的时间也足够长。

区别“活动清单”（传统工作清单）和“今日待办”（所提取的承诺），这项必要的策略可以保证你做正确的事情，现在就开始，并全心全意投入你的工作。它们帮你明确目标，建立个人控制。

♥为避免一头扎进不太重要的活动，要记得定期评估活动的重要程度，还要记得频繁地休息，而且还要时不时地提醒自己，进行自我评估，努力扬长避短。我个人是利用一系列辅助手段（例如书面的计划、连续的流程、定制的铃声信号）来支持我的前瞻记忆。回溯记忆关注的是过去的事情，作为补充，前瞻记忆帮我们记住未来要做的事情。例如，前瞻记忆用来帮我们记得要开会，记得给某人打电话，或更普遍地说，记得做我们“曾经打算在未来做”的各种活动。

随着年龄增长，我们的额叶活动，以及未来的记忆力都逐渐减弱。生老病死是自然规律，但可以通过外部刺激来弥补，比如给自己建立一些提醒。前瞻记忆与我们的意愿密切相关。假如我们想让事情在未来发生，就为此建立长期计划。当计划实现时，我们心满意足，得到奖赏。

♥休息。当厨房定时器走到25分钟响铃，表示你已经完成了一个番茄钟。这时应该立即在今日待办表格的相应活动旁边画一个×，然后休息一下。休息时间可长可短，但我是用3～5分钟，完全放下工作，分身出来，也远离其他任何挑战智力的活动。可能会喝点水，或想想晚上吃啥。

我休息的最低标准是，站起来，从我的办公椅走开，至少两步远。一般这样足够消除我对之前工作的思考，还能做一些对肩背有益的运动。像我们这些办公族，每天在单调的位置坐太久了。休息之后你要决定：是继续进行同一项活动，还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变，也可能只是因为上一项活动已经完成。

♥放下。在休息期间，思考上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作是不允许的。不要打重要电话，不要写重要的电子邮件。让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。如果让压力系统一直工作，而不借助心智休闲进行调节，一些症状会找上门来。脑干的思考系统会受到影响，包括边缘系统的感知能力，甚至破坏你的生物节奏。例如会造成失眠。长期的精神紧张，会导致工作记忆能力和集中力下降。从而使工作的快乐变成焦虑，灵感变成敏感，还更容易发怒

♥阶段性休息。在每隔25分钟的常规休息之外，番茄工作法要求安排时间更长的阶段性休息。我将4个番茄钟作为一组，所以每4个番茄钟后，我进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15～30分钟的消遣。可以利用这段时间来清理办公桌，去一趟咖啡机那，或者到喜欢的社交网站转转。

♥如何迅速进入深度放松状态？我是这样做到的：

（1）找一张舒适的椅子，或者在你办公室有张沙发更好。

（2）休息一开始就闭上眼睛，身体找到最能放松的姿势。让脖子、手臂、腿完全放松。

（3）想象有一台光扫描仪：一条明亮的水平线从头到脚、从上到下缓缓移动。集中注意力在光带所及之处的全部肌肉，让它们进一步放松。尤其注意眼睛，仔细地消除眼部的紧张。

（4）想象有一个白色巨大的矩形轻轻地漂浮在空中，如果它消失了，没关系。这只是一个引子，让你放下对之前番茄钟工作的思考。

（5）当休息完成后，轻轻睁开眼睛，启动番茄钟，专注，前进。如果这5分钟感觉像10分钟，说明你做对了。每次我没有足够放松，代价就是5、6个番茄钟后的效率受到影响。我也试过想在20分钟或更长时间里睡一觉。不过真正的睡眠没有带来深度放松的效果。不用说，对高效的番茄钟工作日而言，长休息和短休息同样重要

♥确实有形的目标，能激励我完成工作。在早晨量力而为地选择一定数量的活动，是我的承诺。努力通过一些较短的周期（番茄钟）来履行承诺，是我的行程。无视休息，只会破坏承诺，丧失动力。尊重行程，有助于持久地实现高效率

♥结束了一天的工作，你要马上进入记录阶段。首先，将你的原始跟踪数据复制到“记录”表格。所跟踪的内容取决于你希望看到什么。刚开始使用番茄工作法时，只跟踪每天完成的番茄钟数就好。所以表格第一列可以是日期，第二列是番茄钟数，每行代表一天，同一张“记录”表格要用很多天。这些跟踪数据可以显示出你的工作方式，而且有助于提高生产力

♥使用一套科学方法，有助于提醒我进行工作改进。首先，我将一个做法标准化；然后，以某种方式测量标准化的做法；然后，将测得指标与需求进行比较，也许为了满足需求，我不得不改变做法；然后，再次进行测量；最后，将新的、改进后的工作方法标准化。

举个例子：我打算将工作周期设为40分钟。于是我反复测量一天可以完成多少个周期，然后将数字与我的预期进行比较，结果发现实际完成的周期数太少，所以我决定减少周期的长度为25分钟。记录跟踪数据，在每天结束的时候进行分析、观察，基准点是自己。在分析的基础上改进方法，是以自己为起点进行的增量升级。

♥番茄工作法的特性之一是自我调节。每一次失误可以转化为一次认识

♥较小的执行周期和每日回顾，收缩了我当前重点事务的范围。在番茄钟内，我不关心过去和未来。我有以下通盘考虑全局的时间：在早晨做计划时；在每个番茄钟之前分配优先次序时；以及在一天结束，进行记录、处理和可视化时。每天要有一个承诺：一个番茄钟，一个活动，一个目标

♥问自己：方法

※你是否有过一个长长的工作清单并深受其害？

※你的精神奖励是什么？

※哪种计时器适合你？

※你在工作当中多久休息一次？

※你在什么时间对工作习惯进行反思？

♥电子邮件和电话很容易对付：把它们关掉。现在你已经知道在番茄钟时间内，不应该切换活动，也不应该停止当前活动。但是无法控制的中断怎么办？接到一个电话，想起一些急事必须得做，或者要去洗手间怎么办？番茄工作法也不能将我们高高挂起，免去所有这些中断和干扰。

♥心理学和脑科学研究的新发现表明，并行处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈：工作记忆的容量有限。每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。当注意力丢失时，找回它要付出昂贵的代价

♥中断是常态。新的需求不断冒出来。如果你总是在追赶已知的需求，最终所有长期活动都要排在末席。这样你永远没法完成任何事情，因为最后进入的一件事出来时总是排在第一位，后进先出（Last In-First-Out, LIFO）。再者，由于不断地被迫花精力接收和评估新的信息，导致活动无法正常进行。这些会把你带入一种慢性精神过度刺激状态，进而增加压力，影响工作成果

♥全局观、控制力是与心流和创意相对立的。没法在纵览大局的同时专注细节。尽量减少“安排优先次序”的活动，有利于保持专注。但这两方面都不能不做。而且你也需要定期休息的时间，以吸收知识和恢复能量。

♥将专注、排序和休息时间段交错安排，获得一个可持续的步伐

♥中断策略。即使一个番茄钟只有25分钟，仍然会有干扰将我们所专注的工作打断，迫使我们为环境切换付出代价。但番茄工作法不是那种只能用于闭关修炼的法门，相反，它可以提升协作环境中的个人技能。如果有一种策略能有效控制中断，那么它就可能减少中断的数量，某些情况下它还有助于你继续当前的活动，但不绝对。番茄钟期间的中断有以下两种形式。

※第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说，是直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

※第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙，并且等你答复。接下来我们看，对于这两类中断，番茄作法都有相应的处理策略。

♥我的番茄钟经常是这样：扭启番茄钟，开始专注于一项活动；然后我饿了；然后我想起一个重要电话要打；而且又想看一眼我喜欢的社交网站；我还得读电子邮件并且赶快给答复。说起这些随心所欲的事儿，还没提到最常见的：我的咖啡杯空了，得去加满。这些都是来自内部的本能。要做这些事，显然是打算拖延。也许我觉得当前的活动过于复杂，或不够重要；也许我担心成果的质量，以及接下来要面对的指责；也许在彻底弄清整件事如何完成之前，我不想开始。总之，以上这些干扰会妨碍我完成番茄钟并画下×

♥出现内部中断时要采取的策略：首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。至于说咖啡，在番茄钟期间我想喝多少咖啡都行，但只在番茄钟之间的休息时间去续杯。

♥要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。

♥番茄工作法的初学者经常会感到惊讶，自己实际在一天内完成不了几个番茄钟。想自己作弊，对内部中断睁一眼闭一眼是于事无补的。记录跟踪数据，就是为了进行自我改进和流程改进，而不是留到年底拿这些记录跟老板谈加薪。

要解决问题，首先缩小番茄钟，尝试改为15、10甚至5分钟。等到发现自己每天都能画下不少的×的时候，你就可以延长番茄钟到20分钟，最后到25分钟。但是请记住，不同长度的番茄钟互相不兼容。对于5分钟番茄钟的×，和25分钟番茄钟的×来说，你跟踪的数据无法在它们之间进行比较。你应当保持较短的番茄钟至少两个星期。还可以跟踪在每个番茄钟内，多长时间遇到第一次内部中断。尝试比上一个番茄钟专心更久一点点。跟踪这项数据也可以帮你设定适合自己的番茄钟长度，避免被打断

♥外部中断要抢走你的注意力，而你要保护番茄钟，将注意力留给所承诺的工作。假如有人找你面谈，在不影响结果的前提下，可以请求对方尽量推迟。

♥外部中断应当明确可见。如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算处理这件新增的活动，就把它写入“活动清单”表格，标上截止时间，以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（－）。最后，增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。

♥外部中断策略。总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。处理外部中断的策略，由以下四步组成。

（1）告知：“我手头有事，正忙。”

（2）协商：“周五再帮你做，行吗？”

（3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。

（4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

♥问自己：中断

※你在工作中经常被哪类中断困扰？

※当有人拿毫不相干的问题烦你的时候，你会怎么做？

※你如何保存灵光一现的新想法？

※你在什么时间没法专心做事？

※你总是能够记得按照承诺答复对方吗？

♥承诺是番茄工作法的核心。“今日待办”表格是每天的承诺。所选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是你通常在一天之内能完成的。如果事前预估与实际所花工夫之间经常不一致，有以下两种可能的原因：

※做预估的方法或能力有待改进；

※工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生改变。你无法预言会出现什么新情况、新问题。但可以通过训练和监控，积累做预估的经验和技巧。每天早晨，在计划当天活动之前，检查“活动清单”表格中的每一项新活动，试着预估它们各自需要多少番茄钟来完成。你还可以快速浏览一下之前做出的预估，看看要不要修改。

♥问自己：预估

※你通常能按照每天的计划完成工作吗？

※你是否经常修改自己的预期？

※要将你承诺过的事情全部完成，你知道需要多久吗？

※你所预估的活动时间，最长要花多久？以天、小时还是分钟计？

※你所预估的活动时间，最短要花多久？以天、小时还是分钟计？

♥为了避免每次收到新邮件打断我手头的工作，我可以每天分配两个番茄钟来写回信。当你了解应用番茄工作法的常规方法之后，可能会有调整它的想法。很好。这就是收集跟踪数据、做每日回顾的目的。但是，请尝试坚持使用常规方法，至少两周内不要做任何改动。你需要亲身经历，以便确切知道哪里适合你、哪里不适合

♥简单的工具是最好的。使用简单的工具，你可以任意规定符号的含义，而且立刻生效，不用等着别人来为你修改软件。软件通常有一些优点，如长期保存、广泛分发、数据运算、多用户同时操作等，但这些好处“活动清单”表格用不着

♥周期越短，完成的次数也越多。如果经常遇到中断，你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期，可以在过程中让你更容易集中注意力。周期越长，休息的次数就越少，但另一方面，每次休息的时间就要相应延长。每一位番茄工作者都有自由去体验、改进，找到自己的最佳步调。但我强烈建议在一开始使用25分钟的时长，而且在某个固定长度至少要坚持两星期。频繁修改番茄钟的长度，只会破坏你的节奏。

♥番茄工作法的默认时间表中，每隔三个短休息就要有一个长休息，但不是强制性的，而要根据你的角色和工作内容而定，包括工作场所和个人状态。正在解决复杂问题的人，可能需要休息较长时间。如果你今天感觉疲劳，也可以成为延长休息的理由。但如果休息时间过长，就会让你失去节奏，就会让每个番茄钟跟从头开始新活动一样。反过来说，如果不肯休息，工作质量就会下降，注意力也会受影响，这些都得你自己在当天补偿。此外，长期休息和短期休息的随意搭配，会让你有点懒得扭启番茄钟。开始工作的准备时间会增加，这些都与生物节律有关

♥思想在头脑里也需要出人头地。和明星一样，曝光次数越多，宣传机会就越多。不断重复一个重要的结论，等到真正用得着时，它就更容易被你想起来

♥有很多时间管理方法，在一定程度上，它们会推崇同样的方法、技术、工具和理论。它们通过进行计划、设定目标、监控、摘要、排列优先顺序，帮我们更充分地利用时间，或者更正确地使用注意力。番茄工作法也没有增加什么新工具和新点子，那它凭什么与众不同呢？

番茄工作法是守则。它提供简单而具体的最佳实践，容易上手。这可能意味着它不适合所有的人或环境。但番茄工作法也内置了应变能力。番茄工作法让我们把重点放在执行上。这可能意味着我们要忽视系统思考和整体性

♥所有人都适合用番茄工作法吗？不一定。

♥一个人想要在最佳状态下全速前进，他可能也会拒绝番茄工作法。不过这套流程对他也有帮助。全力以赴不等于全面高产。他很容易陷入琐事之中，在看似非常重要的问题上花越来越多的时间。每半个小时，从工作中跳出来，纵览全局。定期的短暂休息也会给他可持续发展的步伐，而不是一面埋头苦干，一面抵抗越来越多的内部中断。

♥问自己：应变

※你在哪些事务型工作中使用笔和纸？

※你上班时在哪个时间段打电话和发电子邮件？

※你通常多久休息一次？

※你什么时候会长时间连续专注工作，而不休息？

※你如何在工作中使用索引卡片？

♥为了促进团队内部沟通，队友之间请教问题可以不计入外部中断。

♥你自己选择自己的指标。没有说必须跟踪特定的指标，也没处处禁止使用某个指标。我一直在减少指标的数量，以免被事务型工作搞得很累。我选择的每一个指标都是简单的，因为我相信今天对它的记录有助于找到方法来改进明天的流程

♥节奏是番茄工作法的重要一环，它受休息时间长短的控制。开始新番茄钟之前，需要做好心理准备。一个人用番茄钟的时候，没什么问题。如果没准备好，我不会扭启番茄钟。但是两个人同步使用番茄钟的时候，就得多留神。两个人必须都准备好才行。这不是你等我、我等你的问题，准备状态是你们自己说了算的。当番茄钟响铃，上一个番茄钟结束，休息时间开始。这时，你们两人彼此告诉对方：

※我休息时做些什么；

※估计需要多长时间。

对于做些什么，我们并不需要了解得多详细；就算预估时间不准，也没人会惩罚我们。我的搭档可能会说：“我得打个电话，大概五分钟。”这样我们一开始就能对休息时间的长短心中有数。

♥每个团队都得确立自己的文化。这里说的文化，意思是“我们的做事方法”。为了促进团队内部沟通，队友之间请教问题可以不计入外部中断。这就相当于在每个番茄钟内允许做两项活动：

※从今日待办表格上选取的活动；

※与工作有关的团队内部沟通。

这样的协定带来额外的责任。如果你想在同事的番茄钟咔哒作响时与他沟通，要先想好，是否确实着急要答案。如果不急，则可以使用异步通信通道，例如发一封电子邮件或递一张纸条。

♥问自己：团队

※你们开会用多长时间？

※在两人配搭工作期间，你们多久休息一次？

※在团队协同工作期间，你们多久休息一次？

※哪些类型的工作不适合两人配搭完成？