电子邮件，作为现代人最常用的正式交流方式，无论在校园还是职场，都显得格外重要！联系导师，日常工作，申请问询等等，我们每天都会接触邮件，但又有多少人能注意其中的细节，或者能认真准备一封邮件？

细节决定成败，从来不是骗人的。邮件恰恰是“陌生人”之间最主要的交流的方式，而陌生人之间的互相“了解”往往见诸于透过屏幕的“第一印象”。

因此，建议大家以“毛脚女婿上门”或“丑媳妇第一次见公婆”的心态重视邮件撰写，写好每一封邮件。下文，将按照总论-分论阐述邮件写作的注意事项，其中分论部分提及的是不同场景下的一些特殊事宜。

总论

1.邮件主题

这是经常被忽略的问题，没有主题的邮件经常被当成垃圾邮件！还有一种比没有主题更可怕的是，主题直接是正文开头前X个文字。这种邮件会让收件人感受到极度地不被尊重，对于一封邮件最核心的地方都如此敷衍，这种看法会“牵连”整个邮件内容乃至发件人。

邮件主题既有帮助收件人迅速了解邮件核心内容、节约阅读时间的作用，还可以便捷收件人进行查找检索，因此有无主题，体现了发件人能否换位思考的习惯和思维。

那么邮件主题应该怎么拟？第一，通常情况下不要超过15个字，太长的主题很多邮件系统无法完全显示。第二，主题格式：谁+想干什么事。示例：李月请示合同审批问题；王阳自荐（期望）成为您的学生。

2.关于称呼

一定要有尊称，如尊敬的xx，敬爱的xxx，避免使用“亲爱的”“崇拜的”等浮夸的词汇，本意是拉近关系，结果是画虎不成反类犬。

3.关于问候语

一般用您好，显得更加尊敬。第一次邮件联系时，特别是向长辈、领导、老师发邮件时，一般需表达“感谢您在百忙之中查阅邮件”。虽然是套话，但能够彰显发件人的谦卑态度，打扰为歉。

4.正文一定要简洁

邮件不是情书，都是正式场合的交流工具，有的甚至有法律意义，因此尽量化繁为简，一句话能说清楚的坚决不用两句话。

第一，简明扼要地写明身份，一个人的身份信息有很多种，姓名、性别、年龄、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情况等等，该写哪些？一定要以本次邮件沟通为限，对方大概需要了解到何种程度，你就应该披露到何种程度。

第二，礼貌有度清楚地提出自身需求、沟通目的，礼貌指的是言语不要过于张狂放肆，注意分寸，尽量委婉，特别是提出要求，希望他人配合时；清楚指的是不要因为委婉，而云山雾罩，顾左右而言他，弄得收件人一头雾水，这种情况下，即使收件人能够猜出邮件目的，也可以不清楚为由拒绝，使发件人处于被动状态。

第三，提出自身需求之后，结语部分可以使用“期待您的回复”等词句。如果邮件是请示、咨询，对时效有较高要求，一定要在结尾明确期待回复的时间，并说明理由，避免过于生硬的语气。

5.祝福语

有两种格式：一是，此致，敬礼；二是，普通祝福语，如身体健康、工作顺利、生活愉快等。需要注意的是，既不要落入俗套，全部套用一个模板，又不要过分标新立异，使用一些“别开生面的祝福”，如“数钱数到手抽筋”“美若天仙”“当上副校长”，始终要牢记，邮件是陌生人之间的沟通工具，既然不熟，为什么要这么轻佻？

不是必须要，但有最好！进入职场的人，基本都是有的！

6.签名（落款）

当你是第一次给某人发邮件时，你的签名档算是你的个人名片，收件人可以在签名档里知道你的基本信息，如果有进一步的沟通，可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。

如果正文中已经提到了个人联系方式等信息，就无需在落款中再次提及。

7.用真实姓名作为邮箱昵称

这其实是个细节问题！很多人都会忽略的细节问题。

发过QQ邮件的人都清楚，QQ邮箱的昵称就是 QQ 昵称。所以，对于一封正式的邮件来说，要额外注意这个细节，修改邮箱的昵称，建议用真实姓名。

8.关于收件人和抄送人

收件人是主送人，抄送人是指将邮件同时发送给收信人以外的人。抄送的目的是让第三人知悉邮件内容，但一般不需要回复邮件。

9.附件一定要列明

第一，附件要命名，而且出现多个附件时，要列明：附件一：xxxx；附件二：xxxx。千万不要出现“新建文本文档”“新建 Word”“新建表格”等附件。

第二，附件如果是修改反馈文档，需标明修改人-修改日期-修改方式，便于收件人查找管理。示例：附件一：罪刑法定原则文献综述-张三-0212-批注修改。

10.发送邮件之前要检查

写好邮件一定要，检查！检查！检查！重要的事情说三遍。

检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。

检查是否存在错别字、语句不通、逻辑不当之处。

检查格式是否美观，对齐、首行缩进、分段、字体、字号等属于排版细节，均须注意。

分论

1.联系导师邮件的特殊注意

A.最完整的模块：称呼+个人情况简介+专业学习概况+自身的专业特长（兴趣爱好）+专业能力（研究、写作、外语）+出色个人经历+个人品质+升学规划+毕业目标+就业导向+择校理由。

B.概括凝练能力是一个研究生必备的素质（无论什么专业），邮件切忌长篇大论，最好不要超过500字，简历可附件。

C.邮件内所有内容都要客观真实，无论是自己的优势特长，还是劣势不足，都不要夸夸其词。客观评价自己的优势特长。尤其在语调，语气上注重谦虚，避免使用第三人主观评价的词句“xx觉得我是这个班最优秀的，xx教授认为我很有希望”。

2.求职简历特殊注意

A.主题可以是姓名-专业-学历-求职岗位。

B.如果附件有详细简历，那么正文只需要简略地提及自身的核心优势，针对招聘广告的核心优势。示例：我是清华大学法学院2020届民商法学硕士xxx。托福108分，能够以英语作为工作语言；发表文章xx篇，中文书面表达能力较强；国际案例比赛一等奖，具有完备的检索与分析能力；曾在xxx公司和XXX律所实习，能够迅速适应工作环境。

3.工作沟通邮件特殊注意

A.有时间要求的，一定要在结尾显眼处加上。示例：因月底核算规则要求，烦请在1月30日之前回复本邮件，感谢您的理解与配合。

B.一定要设置一个适用且美观的签名栏，（点开邮箱的设置按钮，即可创设签名栏）示例：

示例

C.职场沟通邮件，一定要明白应该抄送哪些人。不同的邮件需要抄送的对象是不同的，有的抄送给部门领导、有的抄送给其他同事。千万不要轻视抄送，抄送的对象往往是领导，虽然领导不一定仔细看邮件，但也不能因此存在侥幸心理，粗制滥造邮件。抄送的对象往往不止一个，范围太广，容易泄露工作秘密；抄送范围太窄，容易影响他人工作，使同事之间处于信息不对称状态。因此，如果是职场小白，最好多请示部门负责人，一般工作邮件应当如何确定抄送范围。

D.不同的公司内部有不一样的要求，包括使用哪种字体、字号等，所以要保持格式统一。