日历和待办事项软件是现代高效率工作中重要的两环，只要是写时间管理的文章，一定会涉及这两个软件。一件事是放到日历，还是放到待办事项中，有着明确的界限，但很多人还是经常弄混。

另外，日历软件并不像待办事项软件一般，有那么多个性化需求，基本上用系统自带日历就能满足需求。今天，让我们再来重新回顾下，iOS 自带的原声日历 app 究竟应该怎么用？

懒人目录 正确使用日历打通 iOS 日历和 Google Calendar协作日历分类回顾日历

正确使用日历

在使用 iOS 自带的日历应用之前，我们首先要了解：什么样的事件适合记录在日历应用中？这里要重申下之前我提过的一个观点：时间是自顾自地往前走，不会因为任何事情改变。

另外，有两个事实。

第一是任务没有固定开始和结束时间，基本上都是可以提前或延后的。即便是有截止时间的事情，只要不是生死攸关，都是可以延后的，但也没有固定开始时间。

第二是所有日历软件上都不能给日历事件打勾，原因在于日历事件的前提就是开始和结束时间是固定的，无论你做不做，时间过了就结束了，那就没有必要提供打勾功能。

所以，我们可以发现以下的事项适合放入日历：

客观类的日程，如会议、约会等。此类有固定开始和结束时间的事项可以放入日历中，它们也是 GTD 中建议放入日历中的强制性事项；主观上规定开始和结束时间的且不会轻易更改的事项，如培养某些习惯（固定在 19 点读一小时的书）。此类事项应当有选择性放入日历中。

一句话总结就是：有确定时间点且不能随意更改的事项才可放入日历。

那么你觉得以下事件有哪些适合放入日历中？（文末见答案）

本周读完《股票投资经典理论》；本周开始每天 19 点开始读一小时的《股票投资经典理论》；下午 3 点开脑暴会议；晚上 9 点买一把葱；

打通 iOS 日历和 Google Calendar

我想很多使用 iOS 系统的人应该会有相当大一部分在同时使用 Google Calendar，但却不一定会双向同步两个日历。方法很简单，如下：

1. 装完 Google Calendar 之后，在设置 - 密码与账户 - 添加账户 - Google 中登录你的 Google 账户。

2. 之后就会看到成功添加了 Gmail，接着打开 Gmail 的日历选项。

3. 打开 Safari 登录一下 Google Calendar 就可以成功将 Google Calendar 加入苹果日历了。

4. 打开设置 - 日历 - 默认日历，把默认日历修改为 Google Calendar，之后新建日程都会直接添加到 Google Calendar 中。

那么，为什么要同时使用 Google Calendar 呢？除了更加美观以外，还有如下原因：

1. 智能添加目标。提供锻炼、培养技能、朋友和家人、私人专属时间、规划生活 5 大类目标多个建议，且智能地根据日历已有事件规划未来日程。

2. 隐藏事件共享日历。iOS 的日历共享会让别人看见日历上的事件，而 Google Calendar 的日历共享可以隐藏事件，只告诉对方此时正忙。

3. 协同其他 Google 服务，如智能添加 Gmail 的行程。

4. 更容易订阅公共日历。

协作日历

大多数人使用日历基本都是记录自己的事情，很少使用日历的协作功能，甚至都不一定知道日历有协作功能。那么，日历的协作功能要怎么开启，又有哪些场景适合使用协作日历的呢？

以 Google Calendar 为例，但 iOS 日历同样适用。

1. 共享单个日历事件：选择日历事件，点击编辑，添加邀请对象。对方同意后，就会将此事件加入日历中。

2. 共享整个日历：（只能在网页端设置）

（1）只有访问权限：选择日历，点击设置和共享，在访问权限处点击公开日历，右边设置可更改是否看到事件详情。

（2）有编辑权限：选择日历，点击设置和共享，在与特定的人共享里添加邀请对象，除了访问权限以外，可调整其权限为编辑权限或可更改共享日历权限。

那么，有哪些场景适用于日历协作呢？

跟朋友约饭，为避免他忘记，可以创建一个日历事件共享给他。家庭日历。为自己的小家创建一个协作日历，把他添加成协作对象。这样你们就可以在这个日历共同规划行程。当然，也可以时不时给他来个小惊喜，比如某天他打开软件，看见一个新日程是周五晚上一起去吃烛光晚餐。工作日历。可以为你们的团队创建一个协作日历，把会议、团建活动等添加进去。这样每次通知新会议时，还可以在备注上面写清楚会议主题和议程等，如此高效会议的第一步就轻松完成了。

更多协作日历的玩法可以看这篇《10 种活用 Google 日历的实践案例，工作生活都适用 | 领客专栏 · 電腦玩物》。

Timeview 统计日历情况

日历事件不像待办事件可以添加很多不同的字段，往往在一个日历上会有不同类型的事件，而专门为一个类型的日历事件建立一个日历的成本又太高。那么，有没有好的方法可以帮助你更好地回顾自己所有的日历事件，像 OmniFocus 一样做好 GTD 的最后一环「回顾」呢？Timeview 可以帮你。

Timeview 是瑞士一个小团队开发的一款日历事件分类追踪利器，它能根据你设置的规则将日历进行分类。听起来像什么？OmniFocus 的透视功能，Excel 的数据透视表，就是这个！这样，我们就不需要在添加日历事件时分类日历，完全可以一股脑地全部丢进一个日历里，随后再用 Timeview 设置规则自动重建日历，比如创建读书日历、约会日历、会议日历等等。

那么，具体是怎么做的呢？以读书日历为例。

1. 点击新建日历，设置日历名为「读书日历」，选择颜色，挑选归类日历。

2. 设置单个组规则，一共有 10 条规则，部分规则下面还有子规则。比如添加 Title/Notes 规则，即可筛选日历事件标题或备注中包含「阅读」的事件。此处设置多条规则，之间是 OR 关系，即规则之中有一条成立就会被添加进来。

3. 设置好第一组规则之后，为了不显示未来事件，可以再添加一组规则，如添加 Is future (incl. today) 规则，设置为关闭，表示不显示未来事件（包括今日）。组规则之间是 AND 关系，即必须满足两组规则，该日历事件才会被添加进来。

4. 点击 Done，一份读书日历就完成了，这样每次打开这个日历我就能知道过去时间里，我什么时候读书了，读了多少次。

如此，我还可以添加这些日历。

至此，日历的 GTD 也完成了。先将事项统一录入到待办事项中，接着将合适事项放到日历里，然后去完成这件事，最后用 Timeview 回顾自己同类事件的完成情况。

总结 有确定时间点且不能随意更改的事项才可放入日历；安装 Google Calendar，在设置里登入账户后，打开 Safari 登录一次 Google Calendar；日历添加联系人即可共享；Timeview 可以设置规则分类日历事项，重新搭建不同日历。

还记得开头我给大家提出的问题的吗？下面来对对答案，看你的题做得怎么样吧：

本周读完《股票投资经典理论》；本周 19 点开始读一小时的《股票投资经典理论》；下午 3 点开脑暴会议；晚上 9 点买一把葱；

你也是这个答案吗？很容易看出来吧。正确使用日历和待办事项，高效生活从此开始。

Timeview - Calendar Statistics，需要 iOS 11.0 或更高版本，大小 12.6 MB，免费限自定义 2 个日历，内购 25 元不限日历数量。