前言

作为售后服务人员，对客户的服务体现在方方面面，如何加强售后服务质量，需要做的细节很多，对客户的响应，技术的提高都是售后服务人员的基本素养。

对于复印机的售后服务来说，随时掌握复印机的状态是保证复印机稳定运行重要一环。那么如何我们不到现场就能随时掌握复印机的整个运行状态呢？

今天和大家一起分享一下如何通过远程信息来掌握复印机的各种状态，比如说碳粉状态，硒鼓耗材，寿命，计数、卡纸等信息，通过以下步骤，我们随时都能掌握复印机的运行状态，对已发生的各种故障进行预判准备，极大的缩短了维护、维修的响应时间。

要实现这一功能，主要我们是利用复印机里的状态通知功能。把复印机的状态通过设定的时间内发送到指定的邮箱里，我们通过在邮箱里就可以查看复印机的各种状态了。

在复印机的设置里。首先我们要配置好网络，保证复印机能正常联网。然后通过设置邮件，将复印机的状态信息定时发送到邮件上，这样我们就可以掌握复印机的状态了。

要实现这一个功能，必须具备以下条件

1、要有自己的一个邮箱。 QQ邮箱、手机139邮箱，网易邮箱都可以。

2.复印机要有收发电子邮件的功能。一般带网络打印的复印机都有此功能，本例我们以京瓷4028复印机为例来进行说明。

一、复印端设置

1.1 首先我们登录到复印机的管理地址，一般复印机的管理地址是固定的，具体情况看每个复印机的设置。如下图：

1.2 我们在登录界面输入复印机的管理用户和密码，具体的账户信息可以查看复印机的手册。登录成功以后，我们首先来配置网络，具体的网络参数可以联系网络管理员，本例的网络参数如下。

1.3 正确的设置复印机的网络参数后，我们接下来设置邮件配置参数。

在复印机的高级里，我们找到电子邮件，选择smtp设置进入。

1.4 在上图的标示第1处，输入邮件的smtp服务器地址，根据各自的邮箱，具体的地址可以参照邮箱里的设置说明本例地址是smtp.139.com.

在第2处标注处，输入自己的登录邮箱账号和密码。在第3标注处输入发件人的地址，也就是自己的地址，正确设置后点击提交。即可完成邮件SMTP服务地址设置。

然后再次找到复印机的管理，在里面找到通知/保养设置：

分别在第1处写上收件人地址，第2处设置发送邮件的时间，最后测测试一下，然后登录邮箱看一下能否收到测试邮件。

接下来我们再设置一下报告事项，把事件报告项目中的所有项目添加，例如添加纸张、墨粉不足，添加墨粉、机盖打开卡纸等所有的选项都勾上，并设置预约报告时间间隔，最后再测试一次邮箱是否可以收到正确的复印机状态信息。

二、验证邮箱

进入我们自己的邮箱，在里面就可以看到刚才设置的机器状态，信息已经收到了。

通过以上两个设置步骤，我们就可以随时掌握复印机的各种状态，比如耗材，硒鼓，卡纸，碳粉都一目了然，为高质量的售服务和保证机器的正常运行提供了信息支持，这样就能更好地为客户提供优质的服务，打下良好的基础。

最后，如您有更快捷的办法，请在评论区和大家一起分享！