跟单员在跟单的过程中，除了使用专门的 ERP 系统外，如何用表格对订单跟进事项等零散信息进行清晰地记录和管理呢？比如记录订单生产跟进、是否确认发货数据、是否核对船运信息等等，甚至能对小到跟进事项和大到所有订单装柜日期自动预警提醒和发送，更进一步地还可以实时查看不同数据的分析和可视化。这用 SeaTable 就很方便，作为新型的协同表格和信息管理工具，其丰富易用的功能就很好地帮助到了我。

订单跟进表

下面通过一个简单的案例，来分享我是如何使用的，主要包括以下内容：

快捷跨表链接，省去大量重复工作，查看跟进事项一目了然巧用表格插件，让数据可视化更直观，跟进订单更方便设置自动预警提醒和发送信息，避免忘记跟进事项和耽误进度快速创建统计分析图表，实时掌控订单跟进全盘数据

分别来看。

用不同子表记录订单跟进并跨表链接

在一个表中用任务列表记录跟进事项

在介绍用不同子表记录订单跟进事项之前，要先分享一种非常简单和简洁的记录方式，那就是用一个子表来记录订单跟进事项，即在「客户订单」表插入一个“跟进事项”列并选择使用“长文本”数据类型，然后用它的“任务列表”形式来记录，完成则点击勾选，待办或未完成则不勾选。

当预览该列单元格时可以清晰地看到跟进事项数量、已勾选事项、未勾选事项。并且当鼠标移动到单元格时，还能显示出详细的预览内容。当然也可以直接进去查看。演示如下：

用“任务列表”记录跟进事项

用不同子表记录订单信息和跟进事项

再来介绍另一种颗粒度比较细的记录方式，那就是用不同子表来记录。这正是考虑到了有些跟进事项的时间段较长，需要记录的预计完成时间、开始时间、实际完成时间、用时天数、事项明细、资料附件等较为细致，同时基于此也会有预警提醒、数据分析、工作复盘等需求，所以就采用了这种记录方式，当然，它也很简单方便。请继续看以下介绍。

了解需求后，我们来看这个订单跟进表，一个子表用来记录每个订单的基本信息，另一个子表记录每个订单的多个跟进事项，然后用表格的“链接其他记录”列类型把两个子表链接了起来并关联上有对应关系的记录。

即在「订单跟进事项」表中记录每个跟进事项时，就在通过“链接其他记录”生成的链接列，选择上该跟进事项属于哪个「客户订单」表中的哪个合同号。此时在「客户订单」表中自动生成的链接列，就能同步看到每个订单在「订单跟进事项」表中的多个跟进事项了，并能直接打开查看和编辑详情。演示如下：

用“链接其他记录”链接子表

在完成链接子表记录的基础上，还可以用“链接公式”快速地实现跨表查找和引用、跨表计算。比如选择用“链接公式”中的 lookup 把「客户订单」表中的每个每个合同的客户简称、装柜日期引用到「订单跟进事项」表中，从而省去重复填写。如下图：

用“链接公式”中的 lookup 查找和引用

同理，在「订单跟进事项」表中，还可以分别插入列并选择用“链接公式”中的相应公式，跨表计算出每个客户的最近一次跟进时间、最近一次跟进事项、跟进事项数。演示如下：

用“链接公式”实现跨表计算

通过日历等插件直观可视化跟进工作

如果仅是通过表格去查看和管理订单跟进事项，多少都会显得单调和不够直观，那么我们就可以从表格的“插件”里一键添加日历、看板、时间线等插件，来更形象和方便地可视化。比如：

日历：

日历

时间线：可设置显示字段及位置；点击颜色标题可进去查看和编辑详情。

时间线

通过自动化功能建立预警和提高办公效率

通过表格的提醒规则、自动化规则、按钮功能，我们可以为订单跟进表创建预警提醒和一些办公自动化流程。比如我就在表格中插入了列并用了“按钮”类型，选择了“自动发送企业微信”（提前设置好企业微信机器人），点击单元格中的按钮就可以将本行中自定义+{列名}引用的内容，自动发送到企业微信。

点击按钮自动发送内容到企业微信：

按钮

比如通过创建“提醒规则”，对「客户订单」表中的“装柜日期”列设置提前3天自动提醒。并且如果没有阅读表格通知，提醒消息还能发送到绑定好的微信、邮箱。提醒规则演示如下：

提醒规则

比如还可以通过创建“自动化规则”，来设置更多的自动化流程，它可以根据设定的触发条件自动执行发送通知、发送企业微信、发送邮件、设置记录为、锁定记录等操作，满足更细致的办公场景。

通过统计图表可视化跟进工作数据分析

随着订单及其跟进事项的增多，这个订单跟进表就像一个软件系统一样沉淀了越来越多的数据，无论是输出报表，还是通过数据分析指导工作，都可以用表格的统计功能和高级统计插件。它们的设置都很简单，并且可以导出。统计功能可以创建基础的统计图表和统计表格；高级统计插件可以创建出类型更丰富的图表，完成更多维度和形式的数据分析及可视化。演示如下：

统计功能、高级统计插件

总结

对于记录和管理订单跟进事项，本文提供了两种方式方法，一是用“长文本”数据类型中的“任务列表”来记录，这样操作更简单，形式更简洁，能满足基本的记录需求；二是用不同子表来记录并做跨表链接，这样可以方便地展现出更为详实的数据，满足颗粒度更细的管理需求，但在操作上也同样很简单，比如其中的跨表链接计算都是自动化完成。SeaTable 表格的功能比较丰富，你可以根据场景来探索更多的灵活应用方式。

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