董事会的文件资料既要在保证安全的环境中传输与沟通，又要在直观有序、便于搜索的地方存储。“我们正在寻找一种解决方案，可以解决大量打印机密文件、重新打印以适应最后一刻的变化、携带大量会议纸张文件以及销毁所有文档以确保安全的解决方案”，一位用户这样说。

方便快捷—线上检索与文件存储

董事会文件线上检索能够方便快捷的进行文件的查询和调阅，无需担心异地无法调阅的问题。在多份文件中通过关键词来搜索，准确的在大量文件中找到曾经某一会议中的文件。

会前会后文件存储库，作为董事会的统一信息中心，可存储会议及日常所需集团报告、文件、数据等信息资料，这方便董事会以后的工作中随时查看过往的会议资料，有效帮助董事全面了解行业发展动态和企业经营管理情况。用户及文件权限设置、文件水印设置等，多重措施保护信息库文件安全。同时作为可信任的董事会单一信息来源，避免了多方信息来源误导董事会决策。

安全共享—文件管理与访问权限

使用大量纸张打印董事会文件和报告，这使得文件管理变得费力。而且由于纸质文档的固有问题，数据的安全性很容易受到损害。在会前会后中，可以在一个安全空间中访问董事会的所有文档、报告、会议资料包，更适用于安全的数据交换。

会前会后为他们提供了对文档的访问控制—设置用户角色或级别以控制访问权限。文件权限设置可以针对文件进行浏览权限、下载权限设置，防止文件数据信息丢失、篡改、窃取风险，推进董事会文件保密安全化管理。

简单使用—文件更新与注释工具

会前会后的文件库让董事会管理员能够随时添加最新版本的文档，而无需大量重印。随时将更新后的文件上传，各位董事也会在第一时间收到最新的文件。更新的文件覆盖于文件以往版本之上，保证所有人的文件都是最新一版。

多种注释工具能够为使用者提供符合各自习惯的勾画批注方式。这能标注出演讲或接收的重要信息，还可以随时与他人沟通。每位用户手中的移动设备如同电子白板，可以记录或向他人展示自己的想法，这加深了参会者对于文件信息的理解，让董事沟通文档信息变得非常方便。

此外，会议文件可以随身携带。过往会议中，大量的纸质文件没有给参会者带来更好的参会体验，不好翻阅，又沉又厚重，董事也不方便携带。会前会后董事云系统可以使用手机、平板、笔记本电脑等移动设备参会，不拘泥于参会设备，这让董事参会更轻松。

董事会统一平台的构建使得董事会在处理文档工作流的工作中更加便利。对于文件材料的管理，会前会后在成本、效率、安全风险等方面给董事会带来更多的幸福感。产品更多详情了解，官网客服在线为您服务。#任泽平#