商务信函是指企业在开展商务往来的过程中，用于沟通信息、联系业务、洽谈交易、磋商问题时使用的函件。在商务活动中，商务信函起着取得联系、沟通买卖愿望、达成交易、履行合同、促进贸易的作用。

商务信函主要具有商务性和凭证性特点。所谓商务性，是指它主要用于商贸活动的磋商，与一般信函相比，它的内容比较单一。所谓凭证性，是指贸易双方来往的商务信函可作为订立合同、协议的凭证，一旦双方当事人发生争执或纠纷，商务信函也可作为解决矛盾和纠纷的重要凭证。

商务信函一般包括信头、标题、行文对象、正文、落款、附件等部分，以下是湖南企发的小伙伴为您总结的写作格式：

1.信头

商务信函一般采用本单位特制的信笺，在正文首页上部已预先印好信头，如本单位的名称、地址、电话、传真、邮政编码、电子邮箱等，有的还有商函编号。

2.标题

标题要概括商务信函的中心内容。有两种形式：一种是由事由和文种构成标题，如“希望建立贸易关系函”“过期提货索赔函”；另一种是先写“事由”两字，后跟冒号，然后概括该函的中心内容，如“事由：要求支付货款”。

3.行文对象

行文对象即发函的对象，可以是公司、商号，如“××商行”“××公司”；也可以是个人，一般在名字之后带上职务头衔，以示尊重，如“李××经理”。如不清楚对方职务，可用“先生”“女士”来称呼。

4.正文

一般包括发函缘由、发函事项、希望要求三部分。

（1）发函缘由。初次去函，可先作自我介绍；已有合作关系的，可简述合作情况；双方频繁来往的，可直接说明发函的目的。复函则要引述对方来函的日期、事由等。

（2）发函事项。应详细陈述需告知对方的具体事项，表明自己的看法。复函一定要针对来函的内容作出明确答复。

（3）希望要求。用一两句结束语表达对收文方的希望和要求，如“特请贵方惠顾并来函询问”“希望上述答复能令贵方满意”等。也可用“特此函达”“此复”等惯用结束语结束全文。

5.落款

落款包括发函单位和发函日期两个部分。如果以单位名义发的函，要在发函单位下一行的发函日期中间盖上发函单位公章。如果以个人名义发的函，要写明发函单位名称和负责人的职衔、姓名，如“××公司经理×××”，下一行再写发函日期。

6.附件

附件指附在商函之后的相关材料，如公司简介、商品价格表、发票、单证、有关样照等。它是函件的重要组成部分，但不是每封函件都有。

以下是湖南企发的小伙伴为您总结的写作注意事项：

1.内容明确完整

商务信函的内容必须明白清晰，让人一看便知道你写信的目的、要求，因此不能有遗漏、残缺。比如写实盘信函，不仅要提出完整的交易条件——商品的名称、品质规格、数量、包装、价格、交货期、支付方式，而且必须明确规定有效期限，“上述发盘×日复到有效”。如果写上“以上价格供参考”“价格随时变动，以通知为准”等，就不明确，成了虚盘函。如果该发实盘函误写成虚盘函，就会坐失良机，蒙受不必要的经济损失。

2.语言准确简明

准确是指不用有歧义的语句、数字、术语，交易条件的标注不可模棱两可。如写“立即装运”，具体时间不清楚；“质量上乘”，规格标准未量化都是不准确的。又如“CIF”与“CFR”仅一个字母之差，却是两个不同的价格条款，一旦误写将带来很大损失，万万疏忽不得。简明，即简单明了，用最经济的语言表达丰富完整的内容，言简意赅，使对方一目了然。

3.风格平实得体

平实，即实实在在。行文时，用平直的叙述。恰当的议论、简洁的说明即可，不需要用比喻、夸张等方法进行描写，也不需要抒情。得体，指要根据不同的情况和不同的对象，使用不同的词语和语气。