职场邮件礼仪怎样写出一封完美的邮件

宁远城里的小鱼 07-25 103

前言：

眼前我们对“发邮件的格式礼仪”大致比较珍视，看官们都想要剖析一些“发邮件的格式礼仪”的相关文章。那么小编也在网上汇集了一些关于“发邮件的格式礼仪””的相关文章，希望姐妹们能喜欢，各位老铁们一起来了解一下吧！

电子邮件已经普遍应用于当代社会，大大小小的事情都需要用上邮件，尤其是在职场，工作中发收邮件是最平常不过的事情了。发收邮件也是很有讲究的哦，那么职场邮件礼仪有哪些呢？职场中如何礼貌地发邮件呢？下面跟随小编一起来详细了解了解吧~

1、及时回复email

收到他人重要邮件后，即可回复;理想回复2小时内(紧急重要邮件)。不是每封邮件都立即处理，占用时间太多，对于一些优先级低的邮件可集。

复杂邮件不能及时确切回复时，不要让对方苦苦等待，及时做出相应，哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。

2、针对性回复

当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。进行必要阐述，让对方一次理解;避免反复交流，浪费资源。

3、回复认真对待

对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼，非常不礼貌。

4、不要同一问题盖高楼

如果RE太多，说明交流不畅，没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。

5、较复杂问题，多个收件人频繁回复发表看法后，应立即对讨论结果小结，删减瘦身，突出有用信息。

6、区分Reply和Reply All

如果只需一人知道，Reply;如果发信人提出的要求需要有结论，Reply All。

如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的RE，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

7、主动控制邮件往来。

8、避免将细节性讨论意见发给top Manager，特别是可以预见的top Manager不能深入了解的业务细节。

邮件主要功能

1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。

2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

关于邮件拟订、发送原则

原则：尊重他人时间。

在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

关于邮箱名字

如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以！但是用于正式商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。

关于主题

发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要，建议：

1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么“简历”二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用；

2、要简洁，不要很长一段话才能表示，更不要直接把正文写在主题栏里；

3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识；

4、一封邮件一个主题，不要大杂烩；

5、千万不要出现错别字；

6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止“RE：RE：RE：”这样叠加盖楼。

关于称呼和问候

邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议：

1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。

2、邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。出国留学网提醒您，结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好，颂商祺之类的就可以。