“分清事情的轻重缓急,建立行动的优先顺序”是我们进行时间管理提高效率的首要原则。我们的行为成效来自于我们的处理事项,任何事项相对于我们的目标、需要来说都存在重要与否方面的属性,相对于我们的时间都存在紧急与否方面的属性。

事情的重要性取决于事情的相对价值。事情的相对价值就是事情对达成某个目标(长远的或阶段性的)或满足某种需要所做出的贡献的大小。贡献越大,相对价值就越大,重要性也就越大。贡献越小,相对价价值就越小重要性也就越小。每个人都有自己的目标和需要,同一事情对不同的人就有不同的价值。一个人常常都有多个目标、多种需,这些目标和需要对总目标和总需要的贡献不一样,相对于不同目标和需要的不同,事情的相对价值就不一样。事情的重要性是根据“事情对实现远大目标或阶段性目标的贡献大小,或事情对满足需要的贡献大小”来确定的。

重要的东西总是少数。19世纪末意大利著名经济学家和社会学家帕累托在研究中发现:在任何一组东西之中,最重要的通常只占其中的一小部分如社会80%的财富集中20%的人手中。这就是著名的帕累托原则,有时又称重要的少数,微不足道的多数”定律。现代有研究认为,一个人所从事的全部活动中,最重要的事情只有15%,它们的价值却占总价值的65%;比较6重要的事情占据20%,它们的价值占总价值的20%;剩余的65%的事情是最不重要的，非实质性的,其价值仅相当于总价值的15%。按这样的规律,我们把主要力放在最重要和比较重要的事情上,先把15%的最重要的事优密、做好,再做比较重要的事情上,最后做最不重要的事情。

事情的紧急性是指处理该事情在时间上的紧迫性,它是事情的时间属表现。任何事情在时间中都是以不可逆转的顺序产生和变化。有的事情变化的很快，你如果不握时机及时处理好这类事情,事情发展就可能无法掌控,让你蒙受损失或灾难,就如秋天山坡上的野草刚起火焰时,如不及时把火扑灭,它就会随风蔓延燃烧得更猛、更大,最后会烧毁整个森从有的问题是解决其他问题的先决条件,若不及时解决,就无法解决下一问题,使整个工作都停顿在那里。有时事情的紧急性只是其他人或环境对你的控制。

任何一件事情对我们来说,都具有重要性和紧急性这两个属性。它们时常相互联系,但是二者并不同一。有的事情既重要又紧急,有的事情重要而不紧急,有的事情紧急但不重要。我们需要用这两个指标对待处理事项进行分类,建立起处理事情的优先顺序。

大多数的人是根据紧急性来安排处理事情的优先顺序,这往往导致他们花很多时间去救火,而不是按计划行事,总是临近期限才手忙脚乱去做重要的事,其结果是很难将重要的事做好,实现不了自己的既定目标,无法满足自己的需要。按紧急性选择优先顺序的人,大多数时候处于被动应酬状态,常被事物所控制,易迷失目标,实现目标的能力较差,虽终身忙碌,取得的成就却十分有限。

而事业上比较成功的人主要是以重要性来安排处理事情的优先顺序。艾德·布利斯担任美国某参议员助理时,对比较成功的参议员的行事方式作过研究。他认为,成功议员的行事方式相似,他们根据自己的目标,而不是别人的目标来确定行事的先后顺序,避免受到不必要的干扰,并把所有的注意力中在重要的事务上。

以重要性为主要因素,同时把紧急性作为次要因素,两者联合起来确定事项的优先顺序,是成功人士的相同习惯。根据重要性和紧急性,我们可以把事情分为如下几类：

◆A类:重要且紧急；

◆B类:重要但不紧急；

◆C类:不重要但紧急；

◆D类:不重要也不紧急。