作者：沈小四

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文/沈小四

在学习工作中，Word作为必备的工具之一。有些人以为会用一些快捷键、菜单栏就万事大吉，其实不然。

善用Word不光能让我们的职场技能加分，更重要的是能直接提高你的工作和学习效率，省下来的宝贵时间，才是我们最值得珍惜的财富。

现在小四就总结一下Word小白在使用过程中常常忽略的问题：

问题1：为什么你发给别人的word文档，别人却打不开？

首先普及一下Word目前在广为使用的经典版本有Word 2003、Word 2007、Word2010、Word 2013，其中Word2003保存的文件默认格式是.doc格式，而Word2007之后的版本文件默认保存格式.docx格式。问题是word 2003无法打开.docx格式的文件，所以就会出现你看起来完好的文件别人却打不开的情况。

解决方法：最简单的万能方法是把Word 高版本（Word 2007之后的版本）编辑完文档后，按F12另存为.doc文件即可。（即图中【Word 97-2003文档】）

问题2：如何恰如其分的利用word标尺

标尺的功能

首行缩进：拖动【倒三角】标志，段落第一行缩进相应字符。

悬挂缩进：拖动左边【正三角】标志，除段落第一行外，该段落其他行均缩进一定字符。

左缩进：拖动左侧【长方形】，段落所有行均向左缩进相应字符

右缩进：拖动右侧【正三角】，段落所有行均向右缩进相应字符

演示如下：

标尺功能演示

具体使用：

（1）落款想【居中对齐】又想【右对齐】

（2）从其他地方复制的一些表格框，表格中文字位置被调整，也可通过调整标尺来使之恢复正常。

（3）图文混排可以检查某些图片是否居中。

问题3：常常用回车来代替分页，殊不知这样可能会浪费很多时间！

编辑文档时，有些word小白常常用多次回车另起一页进行下一章节，这样确实能达到分页的目的，但是背后的隐患却很多。一旦对前文有所删改，空行的位置就会移动，导致下一页首页出现大量空白的情况。这种情况，倘若文本较小是还好，一旦文本很大，就会很浪费时间。

方法一：利用快键键【Ctrl+Enter】直接换页简单方便；

方法二：如果一时忘了快捷键，可以利用word菜单栏的按钮，【插入】→【页面】→【分页】即可

问题4：常常利用空格键来代替“首页缩进”、“居中对齐”、“左右对齐”

word小白们有一个神器【空格键】，不管是首页缩进”还是“居中对齐”、“左右对齐”干什么都用它。实际上这样的潜在问题有很多，最常见的尴尬情况是：按一下空格键嫌少，多按几次空格又嫌多……

首先你不知道空格打的是半角（英文字节）还是全角（中文字节），导致很多混乱，而且最后发现不能对齐后，你是很难找到错误在哪的。

所以“首页缩进”、“居中对齐”、“左右对齐”还是不要省事的好。

问题5：常常在word看到一些文字被标记红色和蓝色的波浪线，怎么删除这些波浪线？

还有很多标题前会出现小黑点、浅灰色小点或小方框，如何隐藏他们

方法：选择【文件】→【选项】→【显示】→ 选择项隐藏相应格式

去掉波浪线的方法：选择【文件】→【选项】→【校对】→去掉勾选“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”。具体演示如下：

问题6：word忘记保存了，虽然有自动保存，但是默认保存的内容是十分钟之前的，这中间的劳动成果都没了！那有什么办法可以恢复到之前的版本呢？

方法一：可以使用Word自带的“始终创建副本”功能，用户关闭word将自动创建该文档的副本文件，以备不时之需。

方法二：可以通过点击word菜单栏中的【文件】→【选项】→【保存】将word自动保存的时间由默认的10分钟改成3分钟或5分钟，并勾选“如果没保存就关闭，请保留上次自动保留的版本”养成经常【保存】或按快捷键【ctrl+S】的习惯

备注：设置间隔时间越短，保存越频繁，若处理文档较大，自动保存会使得程序变慢，一般设置≥3分钟即可。

以下为评论区问题解答

如何删去空白页？

对于删除空白页，小四一般用两种方法，日常工作中如果页面较少的话，一般用【删除键】就可以解决；如果是处理论文或者较大的文档时，就用word本身的设置，【Ctrl+H】→【特殊格式】→【手动分页符】→【全部替换】。

备注： 确保查找内容为【^m（分页符）】，确保替换内容为空白。

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我是沈小四，中关村某互联网公司文案编辑、产品运营，分享个人知识、行业干货。