在公司运营中，像合同、报告、方案、培训材料、用户手册等关键材料，均以PDF格式进行下发与外发，以确保在不同设备和软件上的一致展示，防止内容被篡改，从而提升安全与效率，保护公司和客户的权益。

但为了避免员工没有生成或使用PDF文件来外发材料，公司可以采取哪些措施呢？

明确政策与指导

首先公司应该制定明确的文档管理和信息安全政策，明确规定哪些类型的材料必须转换为PDF格式才能外发，以及这样做的目的和好处。同时，提供详细的操作指南，帮助员工了解如何轻松地将文件转换为PDF。

技术支持，自动转PDF

在公司内部网络或云服务器上部署的云盒子私有云盘，不仅能够控制员工在下载资料时自动转成PDF，还能够自动添加水印，设置文件访问权限等，从更大程度上提高公司内部资料的安全性。

云盒子私有云盘使用效果

在云盒子私有云盘中，员工下载共享的Word文档时，实际变成下载PDF。

打开文件，文件上显示使用者的水印信息，显示的水印信息由云盒子管理员自定义，支持显示文本、图片、下载账户、文件下载的IP地址、文件下载时间。

同样的，下载PPT、Excel等格式材料也将自动转换成下载PDF。

对于无法生成PDF的文件格式，可以使用云盒子【安全沙箱】技术保护文件内容，实现文件无法另存、内容复制、截屏录屏和打印。或者设置访问权限以限制对文件的修改和分享。

如果员工没按要求生成PDF外发，我们可以通过云盒子私有云盘实现外发资料从云盘下载后自动转为PDF格式，无法生成PDF则通过加密保护或权限设置来约束人员对文档的操作，潜移默化培养员工的数据安全意识，提高企业内部资料的安全性。