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我们为什么要了解这两种格式呢？

大家都知道，Excel中有非常强大的函数，对于我们处理数据有很大的帮助，在Excel中，调用函数也很简单，在需要计算的单元格内先输入一个等号，意思是给Excel提醒一下，后面我要输入函数或者公式了，输入完成，确认没问题，直接按回车就可以看到计算结果。但是不知道大家遇到过这种情况没，等号有，函数也没问题，但按回车后，不会显示结果，而是一串式子，比如下面这种情况，利用sum进行简单的求和，但结果没显示，聪明的小伙伴已经发现了，计算的数据是文本格式的，对的，在Excel中，文本格式的数据是无法计算的，只有数字格式的数据才可以计算

还有在录入个人信息时，我们需要首先将身份证号所在列设置为文本格式，再去录入信息，因为在Excel中，超过12位的数字会自动以科学计数法表示，所以为了录入信息正确，我们必须先设置好格式，再收集信息。或者是在输入一些数据是以0开始的，比如0987654，如果是数字格式，Excel会自动将0抹去，在单元格只显示987654，在文本格式下0是可以保存的。所以了解这两种格式也是必要的

前面我也提到了，在数据采集前，我们需要根据自己的需求设置正确的数据格式，一般没有设置数据格式的单元格，格式均为常规，那怎么设置呢，给大家提供两种方法：

1 选中需要设置数据格式的单元格，单击【开始】，在数据组中的下拉框中选择自己需要的格式

2 选中需要设置数据格式的单元格，按快捷键 Ctrl+1，打开设置单元格格式的对话框，选择自己需要的格式，单击确定即可

但是有时大家忘了提前设置数据格式，数据已经输入了，需要将格式转换，怎么办呢？

如果在Excel某区域中只输入某几个选项，如“优秀、合格、不合格”等，在输入没有规律的情况下，可以用数字“1、2、3”等来代替这些文字的输入，然后再用设置自定义单元格格式的方法将这些数字转换成文字，这样可以实现信息的快速输入。

由于这些数字能在小键盘中输入且只输入一个字符，从而可以加快输入速度。对于只有两个或三个的选项，可以用设置单元格格式的方法，对于四个以上的选项，可以用VBA的方法来输入，步骤如下。

1.选中性别列，按“Ctrl+1”，弹出“单元格格式”窗口。

选择自定义，在类型里输入“[=1] "男";[=2]"女"”（符号都是英文半角），点击确定。

然后在单元格里输入1即显示“男”，输入2即显示“女”。

2、借用分列功能

选中区域，点击数据——数据工具——分列，在打开的对话框中，选择默认格式点击下一步，知道更改数据类型，将其设置为文本，点击完成即可。

3、借用TEXT函数

在单元格中输入公式=TEXT(A1,0)，之后选中数据粘贴为数值即可。

当然这里也可以借用&连接符来实现，在单元格中输入公式=A1&""，之后复制粘贴为数值即可。