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公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处 理办法》中规定的13种行政公文和 《中国共产党机关公文处理条例》 中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。

1．文种

全国党的机关公文以中共中央办公厅发布1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》 规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请 示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自 2001年 1 月 1 日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令 （令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要等 13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用， 命令、 公告、议案为行政机关公文专用 ,不可混用。 二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文，但可作为 "印发" 、 "颁发"式"通知"的"附件"行文。

例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》， 不能作为文种使用的还有 "总结" 、 "计划" 、 " 安排" 、 "要点" 、 "细则"等。三是"请示""报告""" 函"混用。例如：《×× 关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题，应该用 "请 是"而不是 "报告"。报告是 "向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问 "的，不需要回复；而请示是 "向上级机关请求指示、批准"的，需要回复。有时也存在 "请示"和"函"混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、 询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利， 向不相隶属的有关主管部门请求批准时， 故意将"函"用成"请示" ，如 " ××县办公室关于追加 2006年度办公经费的请示 "（给县财政局） ，应改为 " ××县办公室关于追加 2000年度办公经费的函 " 。

2．纸张和排版

《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办 法》公文的书面格式划分为眉首、 主体、版记三部分， 并分为秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等 7 个要素。置于公文首页红色反线 （又称间隔横线） 以上的各要素统称眉首；置于红色反线 （不含红色反线） 以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。《中国共产党机关公文处理条例》第九条规定，公文用纸可采用 16开型（宽 184mm×长 260mm），也可采用国际标准 A4 型（宽 210mm×长 297mm）。国家机关公文用纸的采用 A4 型纸。 采用 A4 型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为： 37mm± 1mm，订口（左白边）为： 28mm± 1mm，地脚（下白边） 为： 35mm± 1mm，翻口（右白边）为： 25mm± 1mm，版心尺寸为：156mm× 225mm（不含页码）”。正文用 3 号仿宋_GB2312体字， 一般每面排 22行，每行排 28个字。 采用 16开型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为： 40mm± 1mm，订口（左白边）为： 25mm± 1mm，地脚（下白边）为： 25mm± 1mm，翻口（右白边）为： 20mm± 1mm，正文用3 号仿宋_GB2312体字，一般每面排 20行，每行排 25个字。

公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各 1／4 处，允许误差± 4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为 4mm。 公文的页码标识，要求用 4 号半角阿拉伯数字，数码左右各放一 条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm.单页码居右空 1 字，双页 码居左空 1 字，空白页和空白页以后的页不标页码。

3．发文机关标识（文头）

又称“版头”，《中国共产党机关公文处理条例》 规定：版头“由 发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。 发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，推荐使用高 22mm×宽 15mm字体。上报的公文，发文机关标识 上边缘至版心上边缘为 80mm。目前有的文件版头不规范。 县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如“××县档案局”，不必写为 “××省××县档案局”或“××市××县档案 局”。同级机关或部门可联合行文， 联合行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同级别机关， 一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机关发文字号。 而在实际操作中， 有些 单位往往是没有联合机关专用红色文头， 打印“黑头”文件， 严重影响了公文的严肃性。

4．发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空 2 行处，用 3 号仿宋体字标注并居中排布 （不予签发人时）。机关代字应当反映发文机关或部门的性质， 不可有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：一是“字”和“发” 混淆不清。党政机关代字多为“××发”， 职能部门代字多为“×× 字”。二是“〔〕”不对，年份应标全称， 用六角括号“ 〔〕”括住， 六角括号（〔〕）可在 word软件“插入符号”3014中选取， 不能用“（）”；三是序号编虚位，将“5 号误编为 005号；四是加“第”字。如平发〔2006〕5 号写为“平发〔 2006〕第 5 号”。签发人 上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字：“签发人”用 3 号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。

5．红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下 4mm处，其长度与版心等宽 （即 16开 110mm-145mm,A4在 156mm左右）。需要注意的是， 党委 的可在红色反线中间标★，政府序列不标★。

6．标题

标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种情况， 一是机关内部使用的公文， 标题中省略，在落款处写机关名称； 二是法规类公文。 令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、 通知等公文为了醒目， 发文机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个： 一是不写发文机关名称，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这是错误的。 二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外， 一般不使用标点符号。三是多层转发，语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的 《山西省民政厅关于加强民政工作的通知》 ，其标题拟为《××县民政局关于转发××市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》 ，一个标题中出现多个“关于”和多个“通知”， 使读者不知所云，可通过省略一个通知字样的方式来“消肿”， 改为《××县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》。四是批转、 转发、印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布” 或“印发”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、 同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”， 贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚， 而不能只写原文发文字号。 五是对公文主题的把握不准确、不全面。对其限制、 修饰和说明的时间名词、 程度副词和介词结构等使用不当， 从而造成了公文标题事由不清楚、 不准确， 如 " ××县工商局关于摆摊设点的决定 " ，此"决定"对摆摊设点究竟是 " 禁止"还是"准许" 、摆设地点等不明确、 不具体，根据该文的内容， 应改为 " ××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定 " 。

公文标题一般标识在红色反线下空 2 行处，用 2 号宋体字居中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐。

公文标题如果字数偏多， 需要分行排列， 分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可上短下长或下短上长，有三行以上时， 可排成金字塔式、 倒金字塔式或瓶式， 不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。 总之标题的排布要做到词义完整、 排列对称、 间距恰当。

7．主送机关

主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普遍存的问题：一是主送机关“一逗”或“一顿”到底。主送机关较多， 应按其性质、 级别和有关规定或惯例依次排列， 同行质或同级别的机关之间用顿号， 不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文， 其主送机关的排列形式是： “各省、 自治区、直辖市人民政府， 国务院各部委、 各直属机构”。 二是位置选择不对。主送机关一般在标题下空 1 行、左侧顶格用 3 号仿宋体字标识， 回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。意见、决定、 条例的主送机关标注在版记中的主题词之下、 抄送之上。其余类别的 公文，如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关； 向下级部门机关发送的公文， 如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上， 发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法改写。 三是党政不分。党委行文对政府系统， 党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为“各省、自治区、 直辖市党委，各大军区党委， 中央各部委， 国家机关各部委党组， 各人民团体党组”；国务院行文可为“各省、 自治区、直辖市人民政府， 国务院各部委、 各直属机构”； 中共中央、 国务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府， 各大军区党委， 中央和国家机关各部委，各人民团体”。

8．正文

正文用 3 号仿宋GB_2312体字， 每自然段左空 2 字；数字、年份不能回行。 普遍存在的问题： 一是引用公文文号格式不对。 应当先引标题， 后引发文字号。如，"据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》 " ，其引用文号的方法就是不符合规定的， 正确的引用方式应根据 《关 于××××××通知》（×办〔 2006〕12号）。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“一、”“二、”“三、”……第二层用 “（一）”“（二）”“（三）”…… 第三层用 “ 1. ”“ 2. ”“ 3. ”…… 第四层用“（1）”“（2）”“（3）”…… 目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况， 要注意序数数词的写法， "一、"下面是顿号， "1."下面是圆号，而 "（一）"和"（1）" 括号外面是不带顿和点号。 意见等公文为了便于查阅引用， 第一层用 “一、”“二、”“三、”……第二层用“ 1、”“ 2、”“ 3、”一 条龙排队。三是结束语。颁发性、 转发性、指示性的通知，因提出了 具体的执行要求（如请贯彻执行，请遵照执行）。意尽言止，自然结束。任免性通知，属告知性质，最后用“特此通知”回行空两格作结。 通告可写“特此通告”。 公告可写“现予公告”。 请示可写“以上请示如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”“可否，请批示”“当否， 请指示”“请审批”。 批复可写“此复”。 函可写“特此函告”“请 研究后函复”“请同意”“请批准”。

9．附件

公文如有附件，应在正文下空一行左空 2 字的位置用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后， 另起一页与正文一起装订， 并在附件左上角第二行顶格标识“附件”， 有序号时还要标识序号， 比如“附件 1”、“附件 2”等。普遍存在的问题是： 在一些转发、印发的文件中， 将附件置于版记 （公文主题词以下） 之后，这是错误的。 因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系，实质上都是正件，因主要政策规定在被转发、印发的文件之中。

10．成文时间

成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准。行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、 月、日标全，“○”不能写为“零”， 一般置于正文右下方。 中国共产党机关公文未明确， 根据惯例一般用数字标全。 成文日期具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空 2-4字。

署名和印章

单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时 间并加盖印章（党的机关公文署名）。

公文除会议纪要、和普发性文件外，均应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致， 因故需用别的印章代替时， 应注 明“代”字。 加盖印章应端正、 居中下压成文时间。 正确的盖章方式有：（1）下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；（ 2）中套方式。当印章下弧有文字时，采用中套方式， 即印章中心线压在成文时间上。 当联合行文需加盖两个印章时， 应将成文时间拉开， 主办机关印章在前， 两个印章均压成文日期。 要注意只能采用同种加盖印章方式， 以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过 3mm. 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时， 应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 [新《办法》规定 ]

12．附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明， 比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、 团级”等。 公文如有附注，一般用 3 号仿宋体字， 居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一 行。按照《国家行政机关公文处理办法》 规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

13．主题词

“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字，词目之间空 1 字，不用标点分隔。一般情况下， 一篇公文可标 1～5 个主题词，但最多不超过 5 个。上报的公文按上 级部门的主题词表选用。 在词表中找不出准确反映主题内容类属的词时，应在确定词的后面加△，以便区别。

14．抄送机关

公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空 1 字用 3 号仿宋体 字标识“抄送”， 后标全角冒号； 抄送机关间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐； 在最后一个抄送机关后标句号。 排列顺序一 般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党 派等合排一行，人大、政协、法院、 检察院等合排一行，其他单位合排一行。实际中，同级机关也可按党委、 人大、政协、法院、检察院、其他单位的顺序排列。 如果主送机关移至“主题词”之下， 标识方法同抄送机关。普遍存在的问题是： 一是抄送、抄报同时混用。 抄送是指主送机关之外的其他需要告知公文内容的上级、 下级和下相隶属机关。不少单位对上级单位抄送文件时仍然沿用 "抄报"一词。目前，公文无论是对上级还是对下级抄送，概用 "抄送"一词。不再使用 "抄报"一词。二是抄送栏中重复出现主送机关名称。

15．印发机关和印发时间

印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。 印发机关位于抄送机关之下占 1 行位置，用 3 号或 4 号仿宋体字。 印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文复印的日期为 准，用阿拉伯数字标识。

16．份数

份数置于印发时间之下，右空 3 字，用 3 号仿宋体字和阿拉伯数 字标识。政府机关公文按新《办法》规定已经取消了 "份数" 。