企业集团经营规模庞大，业务链条复杂，在互联网+的背景下，每天都在产生大量有保存利用价值的电子文件，而这些电子文件以不同形式分散保存在员工个人电脑上、或分布在不同的业务系统和网页中。随着时间推移，这些电子文件具有一定安全风险，包括电子文件本身的载体可读性、病毒入侵、系统漏洞等多方面影响因素，由此可见，加强对电子文件的归档管理和共享利用迫在眉睫。而电子文件归档首当其冲的，是明确电子文件的归档范围和归档方式。

一、企业集团电子文件的归档范围

企业集团电子文件归档范围涉及的种类，主要有以下几种：

①各业务系统形成的电子文件。这类电子文件最好识别，比如合同系统、项目系统、收发文系统等，可以通过归档接口实现业务系统中形成的电子文件在处理完毕实时归档。

②重大活动或会议中形成的各类多媒体电子文件、图片和数码照片。包括重大活动和会议形成的录音、录像、数码照片、PPT、Word 文稿、播放的视频；画报、宣传册等用计算机排版定稿后的电子版；收到的礼品以及获得证书等实物档案的数码照片。

③企业官网或微信小程序、微信公众号上对外展示的内容全文。

④各类有保存价值的电子邮件。包括对外收发的公务电子邮件，企业内部系统中形成的电子邮件。

⑤未通过上述业务系统或方式产生的重要电子文档。比如通过企业内部交流工具网上传输的工作汇报、业务审批单等电子文档，各类数据统计表格等。

二、企业集团电子文件归档注意事项

企业集团经营活动种类繁多，不同事项产生的电子文件有异，归档范围必须在最小细分项中按一定顺序列出电子文件名称。

目前相关国家标准和行业标准中，对电子文件归档范围的规定较为宽泛，比如 《电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 18894—2016》：“反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。”；《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（10号令）：“企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限……”《企业档案管理规定 （修订版征求意见稿）》第五十二条指出，“办公自动化系统、产品或业务系统、会计核算系统、电子邮件系统、门户网站等系统及零散形成、接收的，属于归档范围的电子文件，均应当以适当的方式进行收集、归档”。

以上对电子文件归档范围的描述，是框架式的，对归档方式的描述使用了“适当”一词，给各个企业很大的发挥空间，具体到不同企业的操作层面，需要细化到项目级和文件级才有现实可操作性。

以某企业集团的采购事项为例，采购事项下分办公物资采购和服务类采购，服务类采购分为申请、招采、合同三个子类，申请类包括服务类采购申请表及其附件，招采子类因招采方式的不同电子文件又有不同，公开招标的电子文件有：招标公告、招标文件、投标文件、评标文件、中选机构会签表、中选通知书，而择优询价的电子文件有：询价函及附件、报价相关资料、采购情况汇总报告、中选机构会签表。

对于企业内部工作人员来说，电子文件的归档范围必须细化到文件级，业务部门才能对照电子文件归档范围，对具体的电子文件进行归档处理和确定保管期限。这需要企业综合档案管理人员，对企业各部门进行走访调研，深入交流沟通，掌握本企业产生的电子文件情况，“对需要归档事项编制分类方案，分到最小细分项，即在最小细分项中归档电子文件基本一致。”

三、企业集团电子文件归档方式

一般来说，常用的电子文件归档方式有在线归档和离线归档两种方式，另有信息化程度较高的企业集团实现了云环境归档。

“在线归档和移交是指通过网络直接将需要归档或移交的电子文件、电子档案及相关数据传输到后端档案部门指定的服务器中，” 而离线归档，就是把将要归档的电子文件先输出到存储介质上，或者先从业务系统把要归档的数据导出来存到某种存储介质上，再由该存储介质传输到档案管理系统。

从两种方式的描述来看，离线归档需要两次传输转换，是从A到B，再从B到C的过程，在线归档直接是从A到B的过程，少了中间环节，更高效便捷，是目前最受欢迎的方式，但是此种方式依赖企业的业务系统，需要业务系统与档案系统实现对接。

总之，电子文件的归档管理是基础，是提供利用的前提。而因为企业集团的业务复杂性、各下属公司的发展不均衡性，产生的电子文件种类繁多，数据非结构化，导致这个问题比较复杂，企业集团的电子文件归档是无法用“与对应纸质档案归档范围一致”、“电子文件归档就是把线下的方式挪到线上”简简单单两句话就能轻易解决的。

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