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监理工程师在开展监理工作时要不断地预测或发现问题，不断地进行规划、决策、执行和检查，而做好这些工作离不开相应的信息支持。
信息管理是信息系统工程监理工作中的重要监理内容，监理单位通过信息管理，为监理单位在信息系统工程中进行质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、文档资料管理和组织协调提供信息支持。
监理工程师应熟知信息系统工程中信息管理的概念、信息的分类，参与监理文档的管理，熟练掌握监理文件(日志、周报、月报、专题报告、总结报告等)的内容、作用和填写方法。
14.1 信息系统工程的信息与信息管理
在信息系统工程建设过程中，能及时、准确、完善地掌握与信息系统工程有关的大量信息，处理和管理好各类工程建设信息，是信息系统工程建设项目管理的重要工作内容，也是监理单位的重要监理内容。
14.1.1 信息系统工程中的信息
信息系统工程中的信息是对各相关方(例如业主单位、承建单位、监理单位和供货厂商、 招标公司、分包公司等)参与项目建设、项目管理、项目监理提供决策支持的可靠依据，包括项目建议书、可行性研究报告、设计说明书、运维服务协议，以及实施标准等。
信息系统工程中的信息与工程项目的数据及资料等，既相互关联，又有一定的区别。数据是反映客观事物特征的描述，例如文字、数值、语言、图表等，是人们用统计方法经收集而获得的；信息是人们所收集的数据、资料经加工处理后，对特定事物具有一定的现实或潜在的价值，且对人们的决策具有一定支持的载体。表14-1展示了数据与信息的区别。
表14-1 数据与信息的区别
数据
信息
数据是无组织和未经提炼的事实
信息是在有意义的上下文中呈现的经过处理的、有组 织的数据
数据是一个单独的单位，其中包含不具有任何特 定含义的原材料
信息是一组共同具有逻辑意义的数据
数据不依赖于信息
信息取决于数据
仅靠原始数据不足以做出决策
信息足以做出决策
因此，数据与信息的关系是：数据是信息的载体，信息是数据的内涵；只有当数据经加工处理后，具有确定价值而对决策产生支持时，数据才有可能成为信息。图14-1呈现了数据与信息的关系。
由于信息系统工程建设项目及其技术经济的特点，信息系统工程信息具有如下的特点：
(1)现实性。现实性是信息系统工程信息的最基本性 质。如果信息失真，不仅没有任何可利用的价值，反而会造成建设决策失误。
(2)适时性。适时性反映了信息系统工程信息具有突出 的时间性的特点。某一信息对某一目标是适用的，但随着项目进程，该信息的价值将逐步降低或完全丧失。因此，信息的适时性是反映信息现实性的关键，对决策的有效性起着重大的影响。
(3)复杂性。现代信息系统工程信息量大，形式多样，相互关系复杂。不同的工程主体在 不同的建设阶段所需的信息量和信息的类型也不尽相同。
(4)共用性。某些信息系统工程信息能为多种项目主体所共有、所共用，但对各项目主体的实施行为支持来说，其价值有所不同。
(5)增值性。信息如果经过分析和处理，往往会产生新的信息，使信息得到增值。
14.1.2 信息系统工程信息管理
信息系统工程信息管理是及时向决策者提供相关信息的过程，涵盖了用于创建和使用信息系统工程信息的所有系统和流程。信息管理的目标是在正确的地点和正确的时间将正确的信息传递给正确的主体。
信息系统工程建设项目在实施过程中，参建各方必须了解开发进度、存在的问题和预期目标。每一阶段计划安排的定期报告提供了项目的可见性。定期报告还提醒各参建单位注意对该项目承担的责任以及该单位效率的重要性。开发文档规定若干个检查点和进度表，使参建单位可以评定项目的进度，如果开发文档有遗漏，不完善，或内容陈旧，则管理者将失去跟踪和控 制项目的重要依据。
信息系统工程通常被划分成若干个任务，并由不同的单位去完成，信息管理是各任务之间联系的凭证。例如，在软件工程项目中，业主单位组织专家进行项目评估、建立和制定项目目标和要求。承建单位的分析人员阐述系统需求，设计人员为程序员制定总体设计，程序员编制详细的程序代码，测试人员测试系统的功能和性能，质量保证专家和审核人员对整个系统性能和功能的完整性进行评价，负责维护的系统运维人员对各种操作或某些功能进行改进。监理单位对项目各层面的实施情况、质量、进度、成本等进行控制。
这些单位间的信息沟通是通过文档资料的复制、分发和引用等方式而实现的，因而任务之间的联系是文档的一个重要功能。大多数系统开发方法为任务的联系规定了一些正式文档。分析人员向设计人员提供正式需求规格说明文档，设计人员向程序员提供正式设计规格说明文档等。
14.1.3 监理信息管理工作的作用及重要性
1.监理信息管理工作的作用
监理单位进行信息管理的目的是促使承建单位通过有效的工程建设信息规划及其组织管理活动，使项目相关方能及时、准确地获得有关的工程建设信息，以便为项目建设全过程或各阶段提供决策所需要的可靠信息。另外，通过对信息系统工程建设项目监理过程信息的采集、加工和处理，为监理工程师的决策提供依据，以便对工程的投资、进度、质量进行控制，同时也为确定索赔的内容、金额和反索赔提供确凿的事实依据。因此，信息管理是监理工作的一项重要内容。
承建单位对信息系统工程信息的收集和管理很重要，但在实际工作中，该项工作通常没有引起承建单位乃至业主单位的足够重视。承建单位移交的资料不齐全、内容不翔实是信息系统工程中普遍存在的现象。
2.监理信息管理工作的重要性
监理信息管理工作的重要性主要体现在以下几个方面。
(1)信息是项目监理不可缺少的资源。
信息系统工程建设项目的建设过程，实际上是人、财、物、技术、设备等资源投入的过程，想要高效、优质、低耗地完成工程建设任务，必须通过信息的收集、加工、处理和应用实现对上述资源的规划和控制。项目监理的主要作用就是通过对信息的掌握来规划及调节上述资源的 数量、方向、速度和目标，使上述资源按照一定的规划运动，实现工程建设的投资、进度和质量目标。
(2)信息是监理工程师实施控制的基础。
监督控制是信息系统工程建设项目管理的主要手段。监督控制的主要任务是将计划目标与实际目标进行分析比较，找出差异和产生问题的原因，采取措施排除和预防偏差，保证项目建设目标的实现。
为了有效地控制项目的质量、进度、投资三大目标，监理工程师应当掌握项目建设的质量、进度、投资目标的计划值和实际值。只有掌握了这两方面的信息，监理工程师才能实施控制工作。因此，从控制角度讲，如果没有信息，监理工程师就无法实施正确的监督。
(3)信息是进行项目决策的依据。
信息系统工程建设项目监理决策的正确与否，将直接影响建设总目标的实现，而影响决策正确与否的主要因素之一就是信息。如果没有可靠、正确的信息做依据，监理工程师就不能做出正确的决策。例如，实施阶段支付工程进度款时，监理工程师只有在掌握有关合同规定及实际实施状况等信息后，才能决定是否支付或支付多少等。因此，信息是项目正确决策的依据。
(4)信息是监理工程师协调项目相关方之间关系的纽带。
信息系统工程建设项目涉及众多单位，例如上级主管政府部门、业主单位、监理单位、设计单位、实施单位和设备供应单位等，这些单位都会对项目目标的实现带来一定影响。要使这些单位协调一致，就必须通过信息将他们组织起来，处理好各方面的关系，协调好他们之间的活动，实现建设目标。
总之，信息渗透了信息系统工程监理工作的各个方面，是工程监理活动不可缺少的要素。同其他资源一样，信息是十分重要和宝贵的资源，必须充分地开发和利用。
14.2 信息资料管理方法
本节从信息系统工程信息资料的划分、监理信息资料管理方法和制定文档编制策略三个方面介绍监理在信息管理过程中的通用方法。
14.2.1 信息系统工程信息资料的划分
为了便于管理信息系统工程建设项目的信息，可以将其按照工程建设信息的性质、用途、载体和工程阶段进行分类，便于充分、合理、有效地利用各种工程建设信息，为信息系统工程建设项目管理或工程监理提供可靠的决策支持。
1.按工程建设信息的性质划分
按照工程建设信息的性质，可将信息资料分为以下两种：
(1)引导信息。
引导信息用于指导人们的正确行为，以便有效地从事工程项目建设中的各种技术经济活动。引导信息包括实施方案、实施组织设计、各种技术经济措施，以及设计变更通知、技术标准和规程等。
(2)辨识信息。
辨识信息可以用于指导人们正确认识工程项目建设中各类事物的性能、特征和效果，例如软件环境、硬件环境、设备等的出厂证明书，技术合格证书，试验检验报告，中间产品和最终产品的检查验收签证等。
对工程项目建设中的某些信息，例如需求分析、技术方案等，既属于引导信息，也属于辨识信息。
2.按工程建设信息的用途划分
按照工程建设信息的用途，可将信息资料分为以下几种：
(1)投资控制信息。
投资控制信息包括：费用规划信息，例如投资计划、投资估算、工程预算等；实际费用信息，例如各类费用支出凭证、工程变更情况、工程结算签证，以及物价指数、人工、软件环境、硬件设备等的市场价格等；投资控制的分析比较信息，例如费用的历史经验数据、现行数据、预测数据及经济与财务分析的评价数据等。
(2)进度控制信息。
进度控制信息包括：项目进度规划，例如总进度计划、分目标进度计划、各实施阶段的进度计划、单项工程及单位工程实施进度计划、资金及物资供应计划、劳动力及设备的配置计划等；工程实际进度的统计信息，例如项目日志、实际完成工程量、实际完成工作量等；进度控制比较信息，例如工期定额、项目进展等。
(3)质量控制信息。
质量控制信息包括：项目实体质量信息，例如质量检查、测试数据、隐蔽验收记录、质量事故处理报告，以及材料、设备质量证明及技术验证单等；信息系统工程建设项目的功能及使用价值信息，例如有关标准和规范，质量目标指标，设计文件、资料、说明等；信息系统工程建设项目的工作质量信息，例如质量体系文件，质量管理工作制度，质量管理的考核制度，质量管理工作的组织制度等。
(4)合同管理信息。
合同管理信息包括：合同管理法规，例如招标投标法、民法典等；信息系统工程合同文本，例如设计合同、实施合同、采购合同等；合同实施信息，例如合同执行情况、合同变更、签证记录、工程索赔等。
(5)组织协调信息。
组织协调信息包括：工程质量调整及信息系统工程建设项目调整的指令；工程建设合同变更及其协议书；政府及主管部门对工程项目建设过程中的指令、审批文件；与信息系统工程有关的法规及技术标准。
(6)其他用途的信息。
其他用途的信息是除上述五类用途的信息外，对信息系统工程建设项目决策提供辅助支持的某些其他信息，例如工程中的往来函件等。
3.按工程建设信息的载体划分
按照工程建设信息的载体，可将信息资料分为以下几种：
(1)文字信息；
(2)语言信息；
(3)符号及图表信息；
(4)视频信息等。
4.按工程阶段划分
按照工程阶段，可将信息资料分为以下几种：
(1)招标及准备阶段的信息，例如投资前期的决策信息、招标投标信息等；
(2)设计阶段的信息；
(3)实施阶段的信息；
(4)验收阶段的信息；
(5)运行维护阶段的信息等。
14.2.2 监理信息资料管理方法
监理信息资料包含文件、档案、往来信息等原始的纸质或电子的材料。监理文档是监理工作信息的重要载体，也是监理单位的工作成果之一，对监理单位和业主单位都有重要作用。
1.文档管理的作用
项目的文档管理既是业主单位的需要，也是监理单位自身的需要。
首先，对文档进行有效管理是业主单位的要求。业主单位在将工程监理的任务委托给监理单位以后，并不是不管不问了，他还需要时时关注工程的实施情况，而能够使其对工程进展情况了解得比较清楚的媒介之一就是监理文档。
其次，高效的文档管理也是监理单位自身的需要。原因主要包括：一是为了成功对工程进行监理，必须有一套严谨的文档分类管理办法，这样工程的详细情况才可能被监理机构准确掌握，从而为业主单位所准确掌握；二是监理单位需要对监理人员的工作情况进行考核，以决定人员的报酬和对职位进行奖惩升降，而这些最主要的依据就是监理文档；三是监理文档是监理工作经验最好的总结，是监理工作最好的培训资料，从培养人员的角度上来说，一套完善的文档管理制度非常必要。
项目文档管理工作应由监理单位承担，应选配素质高、责任心强的监理人员进行文档管理，负责做好以下各方面文档的收集、整理、立卷、保管工作。文档管理由监理单位负责，承建单位也必须保存与之相关的文档副本。送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整书写；所有资料必须分期、分区、分类(同行业信息、素材、样盘、合同、协议等)管理，时刻保证资料与实际情况的统一；负责文档管理人员必须遵守保密原则，确保 各方信息不流失；做好监理日记及工程大事记；做好合同批复等各类往来文件的批复与存档；做好项目协调会、技术专题会的会议记录；管理好项目期间的各类技术文档；提交竣工文档清单，并且检查文档的合格性。
2.文档管理的注意事项
文档管理的注意事项具体包括：
(1)文档的格式应该统一。最好能够结合监理单位自身的管理信息系统和监理工程项目管理系统或规定，统一定义文档格式，这样做的好处是便于进行管理。
(2)文档版本的管理。新的版本出来后，旧的版本应该进行相应改变，同时彻底从在行的管理库中清除，以保持文档版本的统一。
(3)关于文档的存档标准。文档的存档标准是指某一类型的文档究竟应该保存多长时间，这个问题应该由监理单位根据国家档案管理相关的要求统一进行规定。
3.归集监理信息资料时的注意事项
归集监理信息资料时应注意以下事项：
(1)监理信息资料应及时整理、真实完整、分类有序；
(2)监理信息资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施；
(3)监理信息资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档；
(4)监理档案的编制及保存应按有关规定执行。
4.建立监理档案的原则
监理信息资料归集后，应该建立工程监理档案进行管理，监理单位建立监理档案的原则如下，
(1)为了进一步提高建设监理工作水平，促进工程建设监理工作的程序化、规范化、科学化，监理单位应要求各部门认真做好监理信息资料的管理工作；
(2)工程监理档案应与工程形象进度同步建立，按类别及时整理归档，要求真实齐全、纸张统一，编有检索目录，便于查询；
(3)全面推广计算机辅助管理，实现监理信息处理的规范化，提高监理工作效率和管理水平。
5.监理单位对文档工作的责任
监理单位要认识到正式或非正式文档都是重要的，还要认识到文档工作必须包括文档计划、编写、修改、形成、分发和维护等各个方面。
监理单位应严格要求信息系统工程人员和编制组完成文档编制，并且在策略、标准、规程、资源分配和编制计划方面给予支持，还应为编写文档的人员提供指导和实际鼓励，并使各种资源有效地用于文档开发。
监理单位的主要职责包括：
(1)建立编制、登记、出版、分发系统文档和软件文档的各种策略；
(2)把文档计划作为整个开发工作的一个组成部分；
(3)建立确定文档质量、测试质量和评审质量的各种方法的规程；
(4)为文档的各个方面确定和准备各种标准和指南；
(5)积极支持文档工作以形成在开发工作中自觉编制文档的团队风气；
(6)不断检查已建立起来的过程，以保证符合策略和各种规程，并遵守有关标准和指南。
6.监理单位在项目实施前应决定的事项
监理单位在项目实施前应对以下事项做出决定：
(1)要求哪些类型的文档；
(2)提供多少种文档；
(3)文档包含的内容；
(4)达到何种级别的质量水平；
(5)何时产生何种文档；
(6)如何保存、维护文档以及如何进行通信；
(7)如果一个项目合同是有效的，应要求文档满足所接受的标准，并规定所提供的文档类型、每种文档的质量水平以及评审和通过的规程。
14.2.3 制定文档编制策略
信息系统工程建设项目的文档编制策略由监理单位主持制定，对其他单位或项目实施人员提供指导。
一般来说，文档编制策略陈述要明确，并通告到每个人，以便理解它，进而使每个人贯彻实施该策略。支持有效文档编制策略的基本条件是：
(1)文档需要覆盖整个项目生存期。
在项目早期阶段就要求有文档，而且在整个项目生存期中必须是可用的和可维护的。在项目完成后，文档应满足系统的使用、维护、增强、转换或传输要求。
(2)文档应是可管理的。
指导和控制文档的获得与维护，监理单位应准备文档产品、进度、可靠性、资源、质量保证和评审规程的详细计划大纲。
(3)文档应适合于其读者。
读者可能是监理单位人员、业主单位人员、无计算机经验的专业人员、维护人员、文书人员等。根据任务的执行，他们要求不同的文档表示和不同的详细程度。针对不同的读者，监理单位应负责设计不同类型的文档。
(4)文档效应应贯穿项目的整个实施过程。
在信息系统工程的整个过程中，应充分体现文档的作用和限制，即文档应指导全部项目实施过程。
(5)文档标准应被标识和使用。
应尽可能地采纳现行标准，若没有合适的现行标准，必要时应研制适用的标准或指南。
(6)应规定支持工具。
工具有助于开发和维护项目文档，尽可能要求所使用的工具是经济的、可行的。
14.3 监理相关信息分类
1.按项目参与单位分类
信息系统工程监理相关信息按照项目参与单位可以 划分为业主单位信息、承建单位信息、监理单位信息， 如图14-2所示。
(1)业主单位信息：是指业主单位在项目中发送给有关单位的指令、通知、函件等与项目有关的所有信息总称。
(2)承建单位信息：是指承建单位在项目中发送给有关单位的计划、方案、通知、报告、请示等与项目有关的所有信息总称。
(3)监理单位信息：是指监理单位在监理工作中收集、产生、记录、整理的与监理工作有关的所有信息总称。
2.按工程建设阶段分类
信息系统工程监理相关信息按照工程建设阶段可以划分为招标阶段信息、设计阶段信息、实施阶段信息、验收阶段信息，如表14-2所示。
表14-2 项目各建设阶段及信息分类
项目建设阶段
信息分类
项目准备期
招标阶段/准备阶段
招标文件
投标文件
中标通知书
承建合同及附件
项目计划
其他
项目实施期
设计阶段
需求规格说明书/功能界定书
概要设计说明书
详细设计说明书
数据库设计说明书
测试计划
验收计划
其他
实施阶段
各单位质量作业记录
设备到货验收记录
设备安装记录
软件开发记录
软件测试记录
系统错误记录
其他
项目竣工期
验收阶段
测试报告
验收报告
工程竣工总结报告
其他
3.按监理角度分类
信息系统工程监理相关信息按照监理角度可以划分为以下几种：
(1)总控类文档；
(2)监理实施类文档；
(3)监理回复(批复)类文档；
(4)监理日志及内部文档。
14.4 监理信息管理工作
监理单位的信息管理工作是指收集并整理本工程的监理信息，作为信息系统工程监理信息的 一部分；督促承建单位建立管理信息系统，在工程项目建设的各个阶段，对所产生的、面向信息系统工程建设项目管理业务的信息进行收集、加工、储存、传输、使用、整理和维护；协助业主单位建立信息管理制度，接收信息系统工程信息资料，对这些资料进行归整、保管和使用。
14.4.1 总控类文档
总控类文档是指项目相关方的承建合同、设计方案、技术方案、项目组织实施方案、项目进度计划、质量保证计划、采购计划、监理大纲、监理规划及监理实施细则等文档。其他文档逻辑上都是从总控类文档派生出来的。
14.4.2 监理实施类文档
监理实施类文档(工程作业记录)主要包括：工程变更监理文档、工程进度监理文档、工程质量监理文档、监理报告(监理日报、监理周报、监理月报、专题报告、工程验收监理报告、监理总结报告)等。
1.工程变更监理文档
所有已评审通过的文件，包括评审项目开发计划、需求分析说明书、数据需求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试方案、测试计划、测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结报告等，如果在实际开发 过程中承建单位需要变更某项内容，须经监理对其提出的变更内容和变更方案进行评审，并提出监理意见，经三方确认后实施。
2.工程进度监理文档
工程项目的进度控制是工程监理的重要内容。监理单位对工程项目的进度控制主要是通过进度监督、检查、协调、纠偏等一系列控制工作，使工程进度趋于正常。工程进度监理文档主要包含进度监理和进度纠偏两部分，如果监理意见认为存在进度偏差，则必须包含进度纠偏。
在进度监理过程中，监理工程师对某一工程阶段的进度情况进行客观描述，由总监理工程师组织对进度情况进行评审和分析，并提出进度监理意见。
如有进度纠偏的意见，须经三方确认后实施，监理单位应同时把纠偏过程纳入进度监理和质量监理范围之内。工程进度纠偏监理主要对纠偏效果和纠偏过程进行审核，如仍未达到计划目标，则还应继续提出纠偏措施。
3.工程质量监理文档
过程控制和检测技术是进行工程质量控制的主要手段。过程控制依靠检测、分析、评审、 回归修改、再测试的循环来实现。检测技术是进行过程控制的基础。工程质量监理文档主要包含两部分：质量监理和回归情况监理。如果监理意见认为存在质量缺陷，则必须包含回归情况监理。
在质量监理过程中，总监理工程师组织对检测情况进行评审和分析，并提出质量监理意见。
在监理过程中发现质量问题，经三方确认监理意见后由承建单位进行修改，监理单位应同 时把修改过程纳入进度监理和质量监理范围之内。工程质量回归监理主要对修改结果和修改过程进行审核，如仍未达到计划目标，则还应继续提出修改措施。
4.工程监理日报/周报
工程监理日报/周报由监理工程师根据实际需要每日/每周编写，主要针对每日/每周工程进度、工程质量、合同管理及其他事项进行综合分析，并提出必要的意见。
5.工程监理月报
工程监理月报由总监理工程师组织编写，由各相关专业监理工程师参加，对本月的工程进度、工程质量、合同管理及其他事项进行综合分析，总结本月监理结论，并提出下月的监理计划。一般来说，监理月报应包含以下要素：
工程概况：包括本月进行的工程情况，如有工程外包，则包括相应的承包单位情况；
(2)监理工作统计：统计本月的监理情况，包括监理会议、监理实施等情况；
(3)工程质量控制：综合本月的质量控制情况，包括测试结论、质量事故、模块修改过 程等；
(4)工程进度控制：综合本月的工程进度情况，包含完成情况及分析、实际进度与计划进度的比较、纠偏实施情况、工程变更等；
(5)管理协调：综合本月的合同管理、综合协调情况，包含有无新签合同、合同履行情况、合同纠纷、双方工作关系情况等；
(6)监理总评价：对本月工程质量、进度、协调的各方面情况进行综合性评价，并提出存在的问题和建议；
(7)下月监理计划：对下月监理工作提出计划，指导各监理工程师工作。
6.工程验收监理报告
工程验收监理报告是信息系统工程建设项目验收阶段产生的主要监理文件，此阶段的主要监理工作是监督合同各方做好竣工准备工作，组织三方对工程系统进行验收测试，以检验系统及软硬件设备等是否达到设计要求。验收采用定量或定性分析方法，针对问题进行分析和研究，最后提出监理报告，因此工程验收监理报告包含验收测试结论与分析。工程验收监理报告必须 包含以下要素：
(1)工程竣工准备。评估承建单位准备的技术资料、文档、基础数据等是否准确、齐全，其他竣工准备工作是否完备。
(2)验收测试方案与规范。组织三方确定验收测试方案、测试案例、测试工具的使用等。
(3)测试结果与分析(测试记录)。依照验收测试方案实施测试工作得到的测试结果，报告内容包括业务测试和性能测试，并对原始测试结果进行必要的技术分析，内容包括各种分析图表、文字说明等。
(4)验收测试报告。根据测试结果对各项指标是否达到工程设计要求做综合性说明，对工程中存在或可能存在的问题进行分析和归纳，确定需要返工修改的部分，以及对返工修改部分回归测试的情况。
7.监理总结报告
监理总结报告由总监理工程师组织编写，由各相关专业监理工程师参加，综合各工程月报和所有的监理资料，对工程进度、工程质量、合同管理及其他事项进行综合分析，总结出整体监理结论。工程监理总结报告应重点包含以下内容：
工程概况。对工程的整体情况进行概要介绍，包括相应的承包单位、开发背景等情况。
(2)监理工作统计。统计所有的监理情况，包括监理会议、监理实施等情况。
(3)工程质量综述。综合分析质量控制情况，包括测试结论、质量事故、模块修改过程等。
(4)工程进度综述。综合分析工程进度情况，包含完成情况及分析、实际进度与计划进度的比较、纠偏实施情况、工程变更等。
(5)管理协调综述。综合分析合同管理、综合协调情况，包含有无新签分包合同、合同履行情况、合同纠纷、双方工作关系情况等。
(6)监理总体评价。对整体的工程质量、进度、协调的各方面情况进行综合性评价，并提出存在的问题和建议。
14.4.3 监理回复(批复)类文档
监理回复类文档是指监理单位在收到承建单位或者业主单位的工程文档时，由监理单位负责回复或批复意见的文件。
监理的主要回复文档可分为：总体监理意见、工程监理意见、培训监理意见、专题监理意见、其他监理意见、提交资料回复单等。
14.4.4 监理日志及内部文档
监理工作日志主要记录现场监理工作情况，例如当天的大事、要事、活动以及监理资源投入情况。监理日志由现场监理工程师编写。
内部文档是监理单位为开展工作在监理单位内部发行的各种文件。
14.4.5 监理信息管理示例
以某信息系统工程建设项目(含信息网络系统及信息应用系统)为例，监理单位在信息管理过程中，对以下文档进行了重点管理。
1.监理单位产出文档
监理单位产出文档如表14-3所示。
表14-3 监理单位产出文档列表
序号
分类
文件名称
文件编号
1
总控类文档
监理大纲
JL-101-****-###
2
监理合同
JL-102-****-###
3
监理规划
JL-103-****-###
4
监理实施细则
JL-104-****-###
5
监理总结报告
JL-105-****-###
序号
分类
文件名称
文件编号
6
回应类文档
提交资料回复单
JL-106-****-###
7
内部文档
监理日志
JL-107-****-###
8
综合性文档
综合性文档
监理月报
JL-001-****-###
9
监理周报
JL-002-****-###
10
专题监理报告
JL-003-****-###
11
监理工作会议纪要
II-004-****-###
12
评审会议纪要
JL-005-****-###
13
监理工程师通知单
JL-006-****-###
14
工程暂停令
JL-007-****-###
15
招标阶段监理文栏
招标文件评价记录
JL-011-****-###
16
投标文件评价记录
JL-012-****-###
17
开标过程确认表
JL-013-****-###
18
工程合同评审表
JL-014-****-###
19
质量保证资料检查记录
JL-015-****-###
20
设计阶段监理文档
软件开发文档审核表
JL-021-****-###
21
软件开发进度计划检查表
JL-022-****-###
22
工程设计方案审核表
JL-023-****-###
23
实施阶段监理文档
设备开箱检验报告
JL-031-****-###
24
设备安装调试记录
JL-032-****-###
25
软件安装调试记录
JL-033-****-###
26
工程进度计划检查表
JL-034-****-###
27
项目付款阶段验收报告
JL-035-****-###
28
合同阶段性支付申请表
JL-036-****-###
29
验收阶段监理文档
工程验收方案审核表
JL-041-****-###
30
初验报告
JL-042-****-###
31
验收报告
JL-043-****-###
32
缺陷责任期监理文档
项目各阶段培训检查记录
JL-051-****-###
33
缺陷责任期服务检查表
JL-052-****-###
2.监理工作控制文档
工作表格是监理单位内部质量体系运行过程中的记录，序号带◆者为涉及具体项目的文件，如表14-4所示。
表14-4 监理工作控制文档列表
序号
工作表格名(含编号)
文件类别
发放/回收登记表(ZD-001)
文件控制程序
2
文件补领单(ZD-002)
文件控制程序
3
受控文件清单(ZD-003)
文件控制程序
4
文件更改申请单(ZD-004)
文件控制程序
5
文件更改通知单(ZD-005)
文件控制程序
6
作废文件登记表(ZD-006)
文件控制程序
7
文件更改清单(ZD-007)
文件控制程序
8
文件批阅单(ZD-008)
文件控制程序
9
文件借阅申请表(ZD-009)
文件控制程序
10
在用质量记录清单(ZD-010)
纪录控制程序
11
质量记录归档统计表(ZD-011)
纪录控制程序
12
质量记录销毁审批表(ZD-012)
纪录控制程序
13
管理评审计划(ZD-013)
管理评审控制程序
14
管理评审通知单(ZD-014)
管理评审控制程序
15
管理评审会议纪要(ZD-015)
管理评审控制程序
16
管理评审报告(ZD-016)
管理评审控制程序
17
年度培训计划(ZD-017)
人力资源控制程序
18
培训需求表(ZD-018)
人力资源控制程序
19
员工培训档案(ZD-019)
人力资源控制程序
20
培训成绩汇总表(ZD-020)
人力资源控制程序
21
培训效果评估表(ZD-021)
人力资源控制程序
22
采购申请单(ZD-022)
工作环境挖制程序
信息系统工程监理服务设计和开发控制程序 采购控制程序
信息系统工程监理服务提供控制程序
23
设施管理卡(ZD-023)
工作环境控制程序
24
生产设施一览表(ZD-024)
工作环境控制程序
25
设施检修单(ZD-025)
工作环境控制程序
26
设施报废单(ZD-026)
工作环境控制程序
27
合格供方名单(ZD-027)
工作环境控制程序
采购控制程序
28
合同评审表(ZD-028)
信息系统工程监理服务策划控制程序
需求分析和合同评审控制程序
3.承建单位待审文档
监理单位在不同的监理阶段需要审核承建单位提供的待审文档，项目不同，待审的文档种类也不同，表14-5展示了本项目的承建单位待审文档。
表14-5 某项目承建单位待审文档
序号
分类
文件名称
文件编号
招标阶段待审文档
投标申请
CJ-001-****-###
2
投标单位投标文件资质
CJ-002-****-###
3
投标文件
CJ-003-****-###
4
设计阶段待审文档
工程设计技术方案
CJ-004-****-###
5
工程施工技术方案
CJ-005-****-###
6
工程进度计划
CJ-006-****-###
7
工程实施组织结构
CJ-007-****-###
8
工程任务分解计划
CJ-008-****-###
9
工程资金分解计划
CJ-009-****-###
10
实施阶段待审文档
设备开箱检验清单
CJ-010-****-###
11
设备安装调试记录
CJ-011-****-###
12
软件安装调试记录
CJ-012-****-###
13
工程进度报表
CJ-013-****-###
14
工程阶段性测试结果
CJ-014-****-###
15
项目付款阶段验收申请
CJ-015-****-###
16
合同阶段性支付申请表
CJ-016-****-###
17
验收阶段待审文档
工程验收方案
CJ-017-****-###
18
工程技术文档(说明书)
CJ-018-****-###
19
初验申请报告
CJ-019-****-###
20
验收申请报告
CJ-020-****-###
21
缺陷责任期监理文档
项目各阶段培训计划
CJ-021-****-###
22
缺陷责任期服务检查表
CJ-022-****-###
承建单位应及时提供完善的工程文档，包括网络设备连接物理、逻辑结构图，网络设备配置、服务器、终端、网管设备的配置，综合布线方案，传输介质的选型、综合布线系统品牌选择、价格表等，以及所有计算机和网络设备的中文简明安装、使用、日常维护、管理、出错处理手册。监理工程师有权对这些文档内容的完整性、正确性进行检查。
承建单位应按照工程承包合同提供的图纸，在实施过程中，根据实际情况的变化，对设计方案做出修改，并及时向监理单位、业主单位等进行信息传递。承建单位应对整个工程的实施过程予以记录，形成工程实施日志。监理工程师有权对日志的真实性和内容的完整性予以检查， 对内容不符部分，承建单位应予以及时改正。
按照国家档案管理相关规定及业主单位的要求，信息系统工程竣工验收时要提供齐全的竣工资料，经过分析整理、编制归档。监理工程师在对信息系统工程实体和应用软件系统进行全面验收之前，首先要对全套完整的工程资料和文档进行全面验收。督促承建单位及时整理必须报送的 信息系统的设计方案、设计图纸、设备/软件/材料等的验收文档、施工记录、检测报告、竣 工图纸、软件文档和源代码，经监理单位检查、审核后，签字并加盖公章，移交业主单位。
4.承建单位信息网络系统文档
信息网络系统工程技术文档是信息网络系统在其生命周期(即方案、设计、实施、调试、验收和维护等)全过程的记录和依据，其中部分文件具有法律效力，是工程管理最重要的内容之一。为保证各阶段技术文件的质量和完整性，监理单位应协助业主单位和承建单位规范计算机网络工程技术文档的编制。本项目中各阶段应输出的信息网络系统工程技术文档如表14-6所示。
表14-6 信息网络系统工程技术文档
工程阶段
文件名称
业主单位
承建单位
提交
会签
审定
提交
会签
审定
一、系统方案设计阶段
系统需求书
√
系统方案设计书
√
√
√
二、系统初步设计阶段
系统设计任务书
√
系统初步设计书
√
√
√
三、系统深化设计阶段
系统图
√
√
√
系统接线图
√
√
√
系统验收细则
√
√
√
网络地址分配图
√
√
√
子网规划图
√
√
√
设备配置表
√
√
√
安全策略及配置
√
√
√
四、系统施工阶段
施工管理文件
√
√
√
设计变更文件
√
√
√
五、系统测试阶段
系统测试分析报告
√
√
√
设计变更文件
√
√
√
系统培训文件
√
√
√
六、系统初验及试运行阶段
系统初步验收报告
√
√
√
系统移交清单及文件
√
√
√
七、系统验收阶段
系统验收报告
√
√
√
八、系统维护阶段
系统管理制度
√
√
系统运行记录
√
√
系统维护保修记录
√
√
√
为了便于监督和控制承建单位对项目建设过程中技术和管理文档的编制和管理，监理单位应该对承建单位有明确的要求。下面以信息网络系统工程建设过程中技术文档的编制和管理为例，介绍监理单位应对工程技术文档提出的编制及内容要求。
1)系统需求书
(1)说明。
需求书是业主单位根据计算机网络系统用途、功能要求和有关文件，委托进行计算机网络方案设计的任务书。
(2)内容要求。具体包括：
●工程概况：使用条件和环境概况，现有设备概况。
●技术要求：系统功能和应用。
(3)其他可具备的内容。具体包括：
●建筑及已有网络的设计图纸。
●其他有关技术文件和资料。
2)系统方案设计书
(1)说明。
系统方案设计书是承建单位根据系统需求书，提供系统规划的可行性方案。
(2)内容要求。具体包括：
●规划设计：系统总体功能，系统总体框图，系统设计标准，主要设备技术指标。
●系统概算：系统主要设备、辅料、安装和服务等概算。
3)系统设计任务书
(1)说明。
系统设计任务书是业主单位要求承建单位根据计算机网络系统用途和有关文件，对计算机网络系统的初步设计和实施组织设计提出的具体要求。
(2)内容要求。具体包括：
●工程概况：系统概况，实施概况，设备概况。
●计算机网络系统技术要求：系统功能，系统构成，主要设备技术指标。
●工程实施要求：承建单位的组织机构和人员，工程设计图，有关文件和资料，工程进度，用户培训，系统验收，系统保修和维护。
(3)其他可具备的内容。具体包括：
●建筑工程设计图纸。
●其他有关技术文件和资料。
4)系统初步设计书
(1)说明。
系统初步设计书是承建单位根据系统设计任务书所提供的系统初步设计和工程实施方案。
(2)内容要求。具体包括：
●设计总述：系统总体功能，系统总体框图，系统设计依据和技术标准。
●系统设计：系统功能，系统设计及配置，系统图，平面布置图，系统配置，机房、接地等有关设计，主要设备技术指标。
●工程实施规划：人员组织结构，工程进度计划，各工程工作内容和工作界面，工程质量保证措施，系统验收标准，系统保修和维护措施。
●系统概算：系统设备及辅料概算，安装、服务和培训概算。
5)系统图(网络拓扑图)
(1)说明。
系统图是用简单的文字和图形描述系统之间的相互关系，以达到形象和易于理解的目的。
(2)内容要求。具体包括：
●描述系统工作各个组成部分。
●描述系统工作各个组成部分之间的关系。
●其他必要的描述。
6)系统接线图
(1)说明。
系统接线图是以图元的方式来描述系统信号端子的接线关系。
(2)内容要求。具体包括：
●端子的编号和说明。
●接线与端子编号的对应关系。
●其他必要的描述。
7)系统验收细则
(1)说明。
系统验收细则是对系统各项配置、功能和性能等指标进行测试的详细内容。
(2)内容要求。具体包括：
●配置测试：硬件配置测试、硬件外观检查、软件配置测试。
●功能测试。
●性能测试。
●其他必要的测试。
8)实施管理文件
(1)说明。
实施管理文件是在系统实施阶段所产生的各类管理文件，它是实施管理流程和管理记录的文档。
(2)内容要求。具体包括：
●现场管理机构和人员；
●系统总体和各子系统实施形象进度表；
●工程进度控制文件；
●工程质量管理文件；
●实施流程和方法文件；
●实施质量记录文件；
●技术文档管理文件；
●现场设备检验和保护记录；
●现场管理和控制的各类表格；
●其他有关管理文件。
9)设计变更文件
(1)说明。
设计变更文件是在工程实施中根据业主单位要求或有关情况对设计变更的说明和记录。
(2)内容要求。具体包括：
● 变更原因；
●变更详细设计和说明；
●变更偏差表，用以说明变更后系统的功能和性能；
●其他必要的设计变更说明。
10)系统调试分析报告
(1)说明。
系统调试文件是系统进行调试的内容方法和结果的文件。
(2)内容要求。具体包括：
●系统调试说明；
●系统调试依据和标准；
●系统调试内容、调试方法和结果记录；
●系统之间联调内容、联调方法和结果记录；
●调试结论；
●调试组签字；
●其他必要的系统调试说明。
11)系统培训文件
(1)说明。
系统培训文件是对系统操作和管理人员进行培训的文字资料。
(2)内容要求。具体包括：
●系统培训大纲；
●系统设备、设计文件和图纸等资料；
●系统日常操作；
●系统例行维护；
●系统故障处理。
12)系统初步验收报告
(1)说明
系统初步验收报告是系统实施结束后，试运行前的系统初步验收的内容、方法和结果的记 录文件。
(2)内容要求。具体包括：
●系统初步验收大纲；
●系统初步验收依据和标准；
●系统初步验收内容、方法和记录；
●系统配置验收、系统功能验收；
● 验收结论；
●验收组签字；
●其他必要的验收说明。
13)系统移交清单和文件
(1)说明。
系统移交清单和文件是系统移交时，必须提供的移交清单和清单中所列的所有文件和资料。
(2)内容要求。具体包括：
●全套工程图纸和有关文件资料；
●系统用户手册；
●系统操作手册；
●产品说明书；
●系统保修和维护文件；
●其他必要移交的有关文件。
14)系统验收报告
(1)说明。
系统验收报告是系统在初验和试运行的基础上，进行系统投入正式运行前的最终验收的内容、方法和结果的记录文件。
(2)内容要求。具体包括：
●系统验收大纲和说明；
●系统试运行记录(包括系统变更和修改记录);
●系统验收依据和标准；
●系统验收内容、验收方法和验收记录：配置验收、功能验收、性能验收；
● 验收结论；
●验收组签字；
● 其他必要的验收说明。
15)系统管理制度
(1)说明。
系统管理制度是系统日常维护和管理的规章制度。
(2)内容要求。具体包括：
●系统设备文件和资料的管理规定；
●系统日常操作规定；
●系统日常维护规定；
●系统事故紧急处理程序；
● 内部机房出入、环境和设备使用等管理规定；
●其他有关系统和机房管理规定。
16)系统运行记录
(1)说明。
系统运行记录是对系统运行所做的定制记录，以作为维护和保修的依据。
(2)内容要求。具体包括：
●系统各类重要运行参数日常记录；
●系统运行环境参数记录；
●系统异常记录；
●其他必要的系统运行记录。
17)系统维护保修记录
(1)说明。
系统维护保修记录是系统进行保修和维护时所做的记录，以作为系统保修和维护的依据。
(2)内容要求。具体包括：
●系统保修和维护计划；
●系统定期维护保修记录；
●系统故障原因分析；
●系统部件修理或更换记录；
● 系统设置更改记录；
●系统软件、硬件升级记录；
●其他系统保修维护记录。
5.承建单位信息应用系统文档
根据GB/T8567《 计算机软件文档编制规范》,软件从构思之日起，经过开发成功投入使用，直到最后决定停止使用并被另一项软件代替之时止，被认为是该软件的一个生存周期。一般来说，软件生存周期可以分成以下六个阶段：
(1)可行性与计划研究阶段；
(2)需求分析阶段；
(3)设计阶段；
(4)实现阶段；
(5)测试阶段；
(6)运行与维护阶段。
在信息应用系统建设工程中，监理应督促承建单位注意文档的编写工作，以确保每一阶段的结果都能得到清楚的描述和审查。一般来说，在软件的生存周期中应产生18 种基本文档，可以根据项目的规模、特点、复杂性等将其中某些文档合并成一个文档或扩展为多个文档，其主要输出阶段通常如表14-7所示。
表14-7 承建单位信息应用系统文档
文档
计划
需求分析
设计
实现
测试
运行与维护
可行性分析(研究)报告
软件开发计划
软件配置管理计划
软件质量保证计划
软件需求规格说明
接口需求规格说明
系统/子系统设计说明
软件(结构)设计说明
接口设计说明
数据库(顶层)设计说明
用户手册
操作手册
测试计划
测试报告
开发进度月报
项目开发总结报告
软件产品规格说明
软件版本说明
需要注意的是，软件文档编制后往往不是一成不变的，需要根据项目的推进情况进行调整、 细化和完善。例如，软件开发计划应在计划阶段输出，明确项目目标、范围、预算和工期；在需求阶段确认并细化需求，进一步调整计划；设计阶段根据系统架构和模块设计对计划进行完善；编码阶段基于代码实现情况持续更新计划；测试阶段按照测试进度调整计划。总之，应在每个阶段不断修订和完善软件开发计划，以保证项目顺利推进。
鉴于软件开发是具有创造性的脑力劳动，也鉴于不同软件在规模上和复杂程度上差别极大，在文档编制工作中允许一定的灵活性。一般来说，当项目的规模、复杂性和失败风险增大时， 文档编制的范围、管理手续和详细程度将随之增加；反之，则可适当减少。
一个信息应用系统的承建单位应根据本单位经营的应用软件的专业领域和本单位的管理能力，制定对文档编制要求的实施规定，主要包括：在不同的条件下应该形成哪些文档，以及这些文档的详细程度。
对于一个具体的信息应用系统工程建设项目，项目负责人应根据上述实施规定，确定文档编制计划(可以包含在软件开发计划中),并将每项工作落实到人。文档编制计划的主要内容包括：
(1)应该编制哪几种文档，详细程度如何；
(2)各文档的编制负责人和进度要求；
(3)审查、批准的负责人和时间进度安排；
(4)在开发周期内，各文档的维护修改和管理的负责人，以及批准手续。
表14-8展示了本项目信息应用系统文档在项目各阶段质量控制的具体案例。
表14-8 信息应用系统文档的质量控制
阶段
质量控制要点
质量控制手段
验收方式
需求分析
(1)调研提纲，包括调研的对象、内容、程序和时间
(2)需求分析报告，包括业务流程图、数据流程图、软
件规格说明书和初步用户手册
(3)软件规格说明书，包括系统目标、软件功能描述、 软件性能和软件安全需求说明、软件规则描述和关键数 据项的编码标准
业主单位确认、 技术评审
业主单位签字、 评审意见
系统设计
系统详细设计报告，包括数据字典、功能模块划分、功 能模块说明、模块接口说明、与现行系统接口说明、界 面设计、编程规范、测试标准
技术评审
评审意见
程序编写
(1)编程的时间控制
(2)编程计划
进度报告、技术 评审
监理意见、评审 意见
系统测试
(1)培训安排、培训教材、培训考核
(2)测试模型
(3)测试用例
技术评审
评审意见
系统试运行
出现问题的修改
汇总问题清单
程序修改确认
系统验收
(1)竣工文件
(2)验收报告
参加验收工作
监理意见
标签： #对信息进行收集储存加工的方法是
