相信你一定使用过 Outlook，也知道它提供了丰富的邮件和日历功能。但是，真正能被你利用起来的功能又会有多少呢？

在本文中，将通过 5 个看似平常却又实用性极强的 Outlook 功能来进行启发式探索，让你学会从需求场景的角度来理解功能的真正价值。

技巧 1：自动化标记日历项颜色

当你打开 Outlook 日历视图时，你会看到，所有的日历项默认都会显示为同一种颜色。你只能通过阅读每个日历项中的文字内容来了解它属于哪种类型的事件。如果日历项很多，你该怎样快速区分出哪些是特别重要的事情呢？例如，重要领导安排参加的会议。

为了一眼看出 Outlook 日历中的每个日历项都是哪种类型的事件，或者说是一眼就能找出最重要的事件，你可以借助颜色分类来明显标识这样的日历项。但是，手动设置颜色又过于麻烦，而且容易出错。

但实际上，Outlook 已经为你提供了自动化标记日历颜色的能力。例如，你要把重要领导安排你参加的会议一次性全部自动标记为红色。这时，你就可以借助 Outlook 中的“条件格式”视图设置来达到目的。

首先，在 Outlook 日历视图中，依次打开“高级视图设置：日历”对话框和“条件格式”对话框，在这里，添加一个条件名称，并给它赋予一种颜色。

接下来，通过在“条件格式”对话框中单击“条件”按钮，开始设置具体的判断条件。由于你的目的是通过条件找到“重要领导安排你参加的会议”，因此，你要在“筛选”对话框的第一个选项卡中把“组织者”设置为这为重要领导。

此时，你就会在 Outlook 日历视图中清楚地看到哪些会议是重要领导者安排的了。

当然，除了将使用指定颜色标记重要领导安排你参加的会议之外，你还可以利用上述方法来满足其他更多自动化颜色分类需求。

例如，你的公司有一个会议室位于距离你的座位较远的地方，你希望在该会议室召开的会议能够引起你的注意，因为你需要提前出发前往该会议室。这时，你就可以创建另一个条件格式规则，指定另一种颜色，并在“筛选”对话框中将会议地点是否包含特定字符串作为筛选条件。

这种基于“条件格式”的自动化日历项颜色标记方法具有自主设定、可操作性强的优点，你可以根据日历项的任何共性特征来自动化标记它们的颜色。

技巧 2：发送闲/忙时间日历

当你的客户或外部合作伙伴要安排你参加会议时，虽然他们可以使用 Outlook 中的日程安排助理来确定他们自己人的闲/忙时间，但是，他们并不知道你这个外部人什么时间有空。这时，你们之间就很可能会通过反反复复的电话或电子邮件沟通来确定一个大家都有空的时间。

既然这样，你为什么不把自己的 Outlook 日历发送给他们一份呢？当然，你只提供闲/忙时间就可以了，不必透露其他任何细节。

首先，你要新建一封邮件，在新邮件窗口的“插入”选项卡中，选择添加日历。在“通过电子邮件发送日历”对话框中，指定你要发送哪个时间段内的日历。如果你不希望工作不影响到个人生活，记得选中“只显示我工作时间内的时间”复选框。

接下来，如果你不确定你是否已在 Outlook 中正确设置了工作时间，可以单击“设置工作时间”链接，以便确认当前的工作时间是否已经正确设置。

然后，你要决定打算向收件人展现哪些日历细节，默认选项是“仅可行性”，它的意思是仅将你在指定时间段内的闲/忙时间信息发送给对方，而日历上的任何工作内容信息都不会暴露出去。

最后，你就可以放心地把自己的日历添加到邮件中去了。

技巧 3：快速完成常用邮件操作

你可能会注意到，当你将鼠标指针指向“收件箱”中的任意一封邮件时，该邮件项的右上角就会默认出现一个红旗图标（即“标记为待办事项”）和一个垃圾桶图标（即“删除项目”），这些图标叫做“快速操作”。

你可以根据自己的邮件处理习惯来自定义这些按钮，以便快速执行对你自己来说最常用的邮件处理操作。

首先，在 Outlook 功能的“开始”选项卡中，打开“设置快速操作”对话框。

接下来，在“快速操作”对话框中，将两个快速操作指定为你最常用的两项操作。

现在，当你将鼠标指针指向邮件列表中的邮件时，就会看到你所指定的邮件处理操作选项了。

技巧 4：缩短默认的会议时长

当你在 Outlook 中安排一次会议时，为了让你更方便地设定会议时长，Outlook 在“结束时间”下来列表框中给出了一系列以半小时为间隔的默认会议时长选项，例如 30 分钟、1 小时、1.5 小时、2 小时等。

但实际上，你的每个会议的时长不一定符合这种规律，例如，根据你的经验，每周召开一次的团队工作安排会议通常都在 20 分钟以内，那么，你为什么要使用默认的 30 分钟会议时长呢？

如果他们知道这个会议可以提前 10 分钟结束，那么，他们每个人都可以把其他工作日程提前 10 分钟；如果每个会议的时长都能有这种“精打细算”，那么，你的团队成员就可节省出大量的时间来投入到实际工作中。这会帮助你形成一种高效利用会议时间的好习惯。

首先，打开“Outlook 选项”对话框，切换到“日历”选项卡。

在“日历选项”区域中，选中“缩短约会与会议”，并确保它右侧的下拉列表框中显示为“提前结束”。

这时，你就可以设置会议时长少于 1 小时的会议要提前多少分钟结束、会议时长为 1 小时或更长时间的会议要提前多少分钟结束。

现在，重新创建一份会议，你就会看到默认的会议时长选项中增加了“大约 30 分钟”、“大约 1 小时”、“大约 1.5 小时”、“大约 2 小时”等。

根据你刚刚的设置，所谓的“大约 30 分钟”，就是 20 分钟；而所谓的“大约 1 小时”，就是 45 分钟。对于会议的受邀人员来说，他们只会看到会议的开始和结束时间分别是几点几分。

技巧 5：将邮件内容共享到 Teams

当你和你的团队正在执行客户项目时，这个客户发来一封有关该项目的邮件，目的是提供一些补充资料或信息更新等，你很可能希望第一时间将其共享给其他团队成员。往常，你会将这封邮件连同其附件一起转发给他们。这样一来，有关同一个项目的信息就分散在了 Outlook 和 Teams 这两个地方。

为了实现项目信息的统一管理，你需要将 Outlook 中的邮件正文复制并粘贴到 Teams 团队的频道聊天，同时，还要将邮件中的附件文档下载并上传到 Teams 团队的频道文件库。

但现在，Outlook 新增了“共享到 Teams”功能。你可以直接从 Outlook 中一键共享到 Teams 团队。当然，你有三种方式进行这种内容传递：仅邮件、邮件 + 附件或仅附件。

首先，在 Outlook 中，选择一封要发送到 Teams 团队频道的邮件，并单击“共享到 Teams”按钮。

接下来，你要在“共享到 Teams”对话框中，选择要将该邮件共享到哪个团队中的哪个频道，选择好后，你还可以决定是否要将邮件附件也一同共享到目标位置。

这时，你的团队成员就可以在该频道的聊天中看到你从 Outlook 中共享到 Teams 的客户资料了。

此外，如果你只打算将邮件附件中的文档共享到 Teams 团队，还可以直接将该文档从 Outlook 附件中拖放到 Teams 团队频道的聊天，即可快速完成文件共享。

总结

除了最后一个技巧介绍的是新功能外，前面四个并没有涉及到很新的功能。实际上，Outlook 有很多功能所针对的应用场景尚未被发现。但是，当你真正了解了功能背后所针对的应用场景时，你就会惊讶地发现：原来它这么好用！

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