Word制作文档虽然简单，但要想让文档整体看起来美观、便于阅读，还需要在排版上花点功夫。

​那么，在排版过程中，经常会遇到哪些问题，需要遵循哪些原则呢？

今天我们就给大家分享在Word排版过程中常遇见的4大问题和需要遵循的5大排版原则。

文档排版4大常见问题

无论是初学者， 还是能够熟练操作 Word 的用户， 在 Word 排版过程中， 通常都会遇见以下这些问题， 如文档格式太花哨、 使用空格键定位、 手动输入标题编号等。

1．文档格式太花哨

无论是使用 Word 排版， 还是做其他设计， 都有一个通用原则， 就是版面不能太花哨。如果一个版面使用太多格式， 不仅会让版面显得凌乱，还会影响阅读。

例如， 在下图中，因为分别为每段文字设置了不同的格式， 所以呈现出的排版效果给人杂乱无章的感觉， 大大降低了文档的吸引力。

2．使用空格键定位

在排版过程中， 许多用户会使用空格键对文字进行定位， 这是最常见的问题之一。

在对中文内容进行排版时， 通常每一个段落的第一行都会空两格， 许多用户就会通过按【Space】键的方式来实现。这样的操作方法虽然很方便， 但是在重新调整格式时会非常麻烦， 因为空格的数量可能各不相同， 所以在修改格式时需要手工处理这些空格。

为了避免日后修改格式的烦琐， 以及由此引发的一系列排版问题， 需要用户使用 Word 的一些功能为文字进行定位， 如为段落设置缩进、 为段落设置对齐方式等。

3．手动输入标题编号

绝大多数 Word 文档中都会包含大量的编号， 有简单的编号， 如“1、 2、3”这样的顺序编号， 也有复杂的编号，如多级编号。这类编号不仅只有一层，而且包含了多个层次， 每层编号格式相同， 不同层有不同格式的编号。

要想快速了解多级编号的一般结构，可查阅书籍的目录。例如，下图中就是一个多级编号的典型示例， 它包含了两个级别的标题， 第 1 个级别是节的名称， 使用“1.1、 1.2、 1.3……”这样的格式进行编号， 第 2 个级别是节下面小节的名称， 以“1.1.1、 1.1.2、1.1.3……”这样的格式进行编号。

像这类多级编号， 如果以手工的方式输入， 那么当需要重新调整标题的次序或要增减标题内容时， 就需要手动修改相应的编号， 不仅增加了工作量， 而且还容易出错。

正确的做法应该是使用 Word 提供的多级编号功能进行统一编号， 不仅大大提高了工作效率，还有利于文档的后期维护。

4．手动设置复杂格式

在排版过程中， 如果要为段落手动设置复杂格式， 也是非常烦琐的操作。

例如， 要为多个段落设置以下的格式：字体“仿宋”， 字号“四号”，字体颜色“紫色”， 段落首行缩进两个字符， 段前段后设置为 0.5 行。

手动设置格式的方法大致分两种情况，一种如果是连续的段落， 可以一次性选择这些段落， 再进行设置；另一种如果是不连续的， 就会单独分别设置，或者先按照要求设置好一个段落的格式， 然后通过【格式刷】 复制该格式。

如果是简单的小文档， 那么这样的手动设置方法不会太影响排版速度；如果是大型文档， 那么问题将接踵而来， 一是严重影响排版速度， 二是当后期需要修改段落格式时， 则又是一个非常大的工作量， 而且还易出错。

正确的做法应该是为不同的内容所要使用的格式单独创建一个样式，然后通过样式来快速为段落设置格式， 具体的操作方法将在本书第 10章进行介绍。

文档排版5大原则

常言道， 无规矩不成方圆， 排版也是如此。要想高效地编排出精致的文档， 必须遵循五大原则：紧凑对比原则、统一原则、 对齐原则、 自动化原则、 重复使用原则。

1．紧凑对比原则

在 Word 排版中， 要想页面内容错落有致， 具有视觉上的协调性， 就需要遵循紧凑对比原则。顾名思义， 紧凑是指将相关元素有组织地放在一起， 从而使页面中的内容看起来更加清晰， 整个页面更具结构化；对比是指让页面中的不同元素有鲜明的差别效果， 以便突出重点内容， 有效地吸引读者的注意力。

例如，下图中， 所有内容的格式几乎是千篇一律， 看上去十分紧密， 很难看出各段内容之间是否存在联系， 而且大大降低了阅读性。

为了使文档内容结构清晰， 页面内容引人注目， 可以根据紧凑对比原则， 适当调整段落之间的间距， 并对不同元素设置不同的字体、 字号或加粗等格式。为了突出显示大标题内容，还设置了段落底纹效果，设置后的效果如下图所示。

2．统一原则

当页面中某个元素重复出现多次， 为了强调页面的统一性， 以及增强页面的趣味性和专业性， 可以根据统一原则， 对该元素设置字体、 颜色、大小、 形状或图片等。

例如，在上图中的内容基础上，通过统一原则， 在各标题的前端插入一个相同的符号（插入符号的方法请参考本书第 5 章的内容）， 完成设置后， 增强了各标题之间的统一性， 以及视觉效果， 如下图所示。

3．对齐原则

页面上的任何元素不是随意安放的， 而是要错落有致。根据对齐原则，页面上的每个元素都应该与其他元素建立某种视觉联系， 从而形成一个清爽的外观。

例如，在下图中， 为不同元素设置了合理的段落对齐方式， 从而形成一种视觉上的联系。

要建立视觉联系， 不仅局限于设置段落对齐方式， 还可以通过设置段落缩进来实现。

例如， 在下图中，通过制表位设置了悬挂缩进， 使内容更加清晰、 有条理。

4．自动化原则

在对大型文档进行排版时， 自动化原则尤为重要。对于一些可能发生变化的内容， 最好合理运用 Word 的自动化功能进行处理， 以便当这些内容发生变化时， Word可以自动更新，避免用户逐个手动修改。

在使用自动化原则的过程中， 比较常见的情况主要包括页码、 自动编号、 目录、 题注、 交叉引用等功能。

例如， 使用 Word 的页码功能，可以自动为文档页面编号， 当文档页面发生增减时， 不必忧心编号的混乱， Word 会自动进行更新调整；使用 Word 提供的自动编号功能， 可以使标题编号自动化， 这样就不必担心由于标题数量的增减或标题位置的调整而手动修改与之对应的编号；使用Word 提供的目录功能可以自动生成目录， 当文档标题内容或标题所在页码发生变化时， 可以通过 Word 进行同步更新， 而不需要手动更改。

5．重复使用原则

在处理大型文档时， 遵循重复使用原则， 可以使排版工作省时又省力。对于重复使用原则， 主要体现在样式和模板等功能上。

例如， 当需要对各元素内容分别使用不同的格式时， 通过样式功能， 可以轻松实现；当有大量文档需要使用相同的版面设置、 样式等元素时， 可以事先建立一个模板， 此后基于该模板创建的新文档就会拥有完全相同的版面设置， 以及相同的样式， 这时只需在此基础上稍加修改， 即可快速编辑出不一样的文档。