在使用数据有效性之前，首先要了解数据有效性各个选项卡的默认设置和作用。选定要设置数据有效性的单元格区域，在【数据】选项卡中单击【数据有效性】按钮，弹出【数据有效性】对话框，如图所示

【数据有效性】对话框共有4个选项卡，分别为【设置】、【输入信息】、【出错警告】和【输入法模式】。

【设置】选项卡

未设置数据有效性时，【设置】选项卡中的【允许】下拉列表默认为【任何值】选项，即可以输入任何值。【忽略空值】和【对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改】复选框都呈灰色不可用。

若在【允许】下拉列表中选择一个条件，如“序列”，则【忽略空值】复选框默认为勾选，并在其下方多了一个【提供下拉箭头】复选框，默认为勾选状态，如图。

当选定已经设置过数据有效性的单元格并打开【数据有效性】对话框时，【对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改】复选框变为可用，且默认为未勾选状态，如图

该选项卡是数据有效性中最重要的组成部分，限制条件都在【设置】选项卡中完成。其他的选项卡若无特殊需要可以使用默认设置，不做修改。

【输入信息】选项卡

【选定单元格时显示输入信息】复选框默认为勾选状态。【标题】和【输入信息】文本框默认为空白，有待用户输入相关信息，如图所示。

该选项卡可以在选定单元格时显示用户预设的特定信息，以提醒用户注意，如“请输入18位数字”可以作为单元格的输入提示或另一种形式的批注来使用。

【出错警告】选项卡

该选项卡的默认设置为【输入无效数据时显示出错警告】复选框为勾选状态，【样式】下拉列表为【停止】选项，【标题】和【错误信息】文本框为空白，有待用户输入相关信息，如图

当用户输入不符合设定条件的数据时，该选项卡可以设置 Excel 所做出的警告提示。【样式】下拉列表只有三个选项，分别为【停止】、【警告】和【信息】，当输入不符合有效性条件的数据时，

在【停止】样式下，用户不能输入不符合条件的数据，单击【重试】按钮可以重新输入数据，单击【取消】按钮则取消输入，单元格保留原有状态

在【警告】样式下，用户可以选择是否继续输入数据，单击【是】按钮可以强行输入不符合条件的数据，单击【否】按钮可以重新输入数据，单击【取消】按钮则取消输入，单元格保留原有状态。

在【信息】样式下，用户可以选择是否输入数据，单击【确定】按钮可以直接输入数据，单击【取消】按钮可以取消输入数据，单元格保留原有状态。

【输入法模式】选项卡

【模式】下拉列表共有3个选项，分别为【随意】、【打开】和【关闭（英文模式）】，默认为【随意】，如图

有效性条件的允许类别

数据有效性条件的允许类别有以下几种。

1．任何值

选择这个选项，用户可以在单元格中输入任何数据而不受影响，但其他选项卡的设置依旧保留。如果要把所有的选项卡的设置都清除，则可单击【全部清除】按钮。

2．整数

限制单元格只能输入某一范围的整数，如图所示，限制只能输入60～100的整数。

3．小数

限制单元格只能输入某一范围的小数（包含该范围内的整数）。

4．序列

单元格的输入内容限定在某一特定的序列选项中，序列的来源可以是单元格引用，也可以手动输入。例如限制单元格只能输入性别“男”或“女”，采用手动输入序列来源的方式，方法如图

5．日期

限制单元格只能输入某个范围内的日期，例如只能输入2012年内的日期，设置如图

Microsoft Excel将日期存储为序列号（称为序列值或系列值）。默认的情况下，1900年1月1日是序列号1，2013年1月1日是序列号 41275，这是因为它距1900年1月1日有41275天。Excel将时间存储为小数，因为时间被看做天的一部分。

通过将包含日期或时间的单元格格式设置为【常规】格式，可以查看以系列值显示的日期和以小数值显示的时间。因此在设置如图47-3所示的数据有效性限制的单元格内输入等价于此时间段的数值（40909～41274）也是允许的，如输入 41000.5，即是表示2012年4月1日12点。

6．时间

限制单元格只能输入某个时间段的时间，如限制员工早上必须在6：00～9：00之间签到，单元格数据有效性设置如图

同理，1天为24小时，6小时即四分之一天，即小数0.25，9小时即为9/24天，即小数0.375，因此在此单元格内输入小数0.25至0.375之间的数值也是允许的。

7．文本长度

限制单元格可以输入的字符串长度可以用LEN函数计算，例如单元格内要输入18位身份证号 码，数据有效性设置如图

对于数值，无效0不计算长度，如0.30长度只计算0.3，后一个0不计算，长度为3个字符。

此设置只限制字符串长度，对于输入什么字符并未限制。若要限制比较复杂的数据有效性，则可使用【自定义】选项。

8．自定义

可以设置比较复杂的限制，除了【自定义】外其他允许条件的设置也都可以通过【自定义】的设置来达到同样的效果，如限制A1单元格文本长度等于18的自定义设置方法如下。

选定A1单元格，在【数据】选项卡中依次单击【数据有效性】按钮→【数据有效性】命令，打开【数据有效性】对话框。

单击【设置】选项卡，在【允许】下拉列表中选择“自定义”选项，在【公式】文本框中输入“=LEN(A1)=18”，单击【确定】按钮完成设置，如图

公式解析：

“LEN(A1)”用于返回单元格的长度，“=LEN(A1)=18”用于判断单元格长度是否为 18，如符合返回TRUE，允许输入；否则返回FALSE，限制输入