亲爱的石大毕业生们：

时光荏苒，光阴似箭！转瞬，你们即将离开学习生活多年的石河子大学校园，开始新的人生阶段。几年来，你们见证了石大的发展，档案馆见证你们求学过程中的成长经历。这份成长经历将作为原始文件材料——档案，成为全面考核、招录审查的重要依据，涉及到你们今后的就业、升学、职务晋升、职称评定、转正定级、户口迁移、出国留学、办理社保、退休等事项，因此我馆结合历年毕业生档案办理的经验，为继续求学深造的你或初入职场的你提供些许建议，请用心关注！

一、什么是学生档案？

学生档案是指学校在对学生培养过程中形成的记录和反映学生：

个人简历、政治面貌

学习经历、思想表现

以及家庭状况、奖惩等

以学生为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

二、什么是毕业生档案？

毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、身体状况等的文字记载材料，是用人单位选拔、录用毕业生的重要依据。在校时叫学籍档案，毕业后叫人事档案。总的来说它是个人经历的记录，也是人事管理和服务的依据。

三、毕业生档案有什么重要作用？

毕业生档案是人事档案的重要组成部分。人事档案与本人一生息息相关：企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔、录用等都要审查档案，并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。因此，人事档案是保障个人权益的重要依据。此外，无论是：

工作调动、考研、公务员招考

还是职称评审、考资格证

工龄认定、社保办理

住房补贴发放、入党、办理退休等

都要用到人事档案，因此人事档案是维护个人权益的重要凭证。

四、毕业生档案一般包括哪些材料？

高中阶段

高中毕业生登记表

中学学籍表、体检表

政审表、入团入党材料

奖惩材料、高考志愿表等

大学阶段

录取通知书、体检表

学生登记表、成绩表

毕业生登记表、报到证

党团材料、奖励和处分材料等

毕业研究生档案

（除了上述两阶段材料外还包括：）

录取通知书、录取登记表

党团材料、毕业生登记表

石河子大学学位申请书

学位评定委员会决议

成绩单、报到证、学籍卡

五、毕业生应如何对待自己的档案？

目前，毕业生较普遍存在对档案不了解、不关心的现象。有的学生毕业多年，档案还遗留在学校，或将档案放在家里，甚至不知将档案丢在何处了。毕业生正确处理自己档案的方式主要有五种：

就业单位有

人事档案保管权限的

档案可由学校统一寄到就业单位。

就业单位没有

人事档案保管权限的

如到三资企业、民办学校、民营企业工作的毕业生。首先要弄清楚本人就业的单位是否有人事档案保管权限。没有人事档案管理权限的单位，档案可以转到单位附近的（非生源地）人才服务中心或生源地人才服务中心，也可以转到户籍所在地县以上政府人事部门所属人力资源公共服务机构保管，学校根据毕业生填报地址统一寄送（请务必落实清楚就业地或户籍地公共就业和人才公共服务机构）。

提醒：在非公单位就业或未就业的高校毕业生，当生源地和毕业时的户籍所在地不一致时，一般将档案转递至户籍所在地的流动人员人事档案管理服务机构。

考取本校研究生的毕业生

确定自己被录取后，告知所就读的学院管毕业生档案的老师，提醒老师将您的档案放入考取本校研究生类别并做好登记。

考取外校研究生的毕业生

确定自己被录取后，将录取学校的调档函及时交给学院负责毕业生档案的老师，提醒老师将您的档案放入提前寄出类别并做好登记。

暂未就业的毕业生

填报就业系统前提前确定生源地县以上政府人事部门所属人才服务机构，明确邮寄的具体地址及电话,在最后填报档案邮寄地址时填写准确。档案托管生源所在地，有利于工龄的计算和职称的评定。凡暂缓就业需要委托学校保管档案的毕业生，须咨询学院填写留档申请，档案原则上只保管2年。

重要提醒：所有毕业生就业或今后变换单位时要留心个人档案去向，要做到：“档随人走”。人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等方式进行，严禁个人自带档案。各位同学请记住， 一定不要自带档案哟！

六、哪些机构具有人事档案保管权？

机关企事业单位、国营企业一般都有自己的人事档案管理部门。按国家政策规定：

1.组织、人事部门所属的各级人才交流中心（人力资源公共服务机构）才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案；

2.各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管；

3.毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系；

4.各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

七、档案管理服务机构在哪里查询？

人社部在门户网站发布了地方人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构信息，用人单位和高校毕业生可登陆流动人员人事档案管理服务机构信息/，查询流动人员人事档案管理服务机构信息。

八、哪些毕业生档案适合到

人才交流机构托管？

1.不想回本地而想将户口落在**市的毕业生；

2.准备考研的毕业生；

3.还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生。

九、毕业生托管在人才交流机构后都

享受哪些服务（各省份略有不同）？

1.接收、保管、转递人事档案，接转人事关系；

2.按有关政策规定连续计算工龄；

3.为见习期满的统招大中专毕业生办理转正定级；

4.出具因公或因私出国（出境）政审；

5.按党章的有关规定结转管理党组织关系；

6.办理流动人员身份认定；

7.按有关规定查阅人事档案；

8.以档案为依据出具相关人事证明；

9.办理社会人才集体户口；

10.评定专业技术职称。

十、毕业生档案投递方式

毕业生人事档案对毕业生而言非常重要，因此邮寄方式有严格要求。

石河子大学主要通过：

中国邮政EMS、采用专用袋进行邮寄。

不允许：

通过邮局以普通、挂号邮寄等方式转递；个人自带和请人代领。

十一、毕业生档案投递地址信息

填报方式

1.所有毕业生档案邮寄地址由学院统一组织核实填写并签字确认，没有确认地址的，系统默认档案发回生源地，填写时可以登录参考石河子大学智慧就业服务平台（）上“毕业去向信息确认”中“档案信息”栏；但由于当前各省市区就业管理文件不断调整变化，请以当地最新的文件要求为准。

2.具体内容原则上以档案接收单位的要求为准。

3.毕业学生明确档案邮寄地址三要素

为保证档案安全、转寄准确，毕业生请提前与用人单位或生源地人才服务中心沟通，明确正确的转寄地址，档案邮寄地址必须同时满足三个要素：

（一）详细地址：×省×市×区（县）×街道×号（这才是具体地址）；

（二）接收单位名称：×人事处／×人力资源部或×市（县）人才服务中心或人力资源和社会保障局（这是单位名称，不是具体地址）；

（三）档案接收人姓名和单位联系电话。

毕业生应认真核对、规范填写档案邮寄地址。

十二、毕业生档案档案投递去向查询

为了便于毕业生及时了解档案投递情况，档案馆档案预约查询系统，将于档案投递十天后，提供学生网上自助查询。

网页：登录石河子大学档案馆主页（）右下角“档案预约查询系统”中的“毕业生档案去向查询”。

手机公众号微信：“石河子大学”公众微信号——校园服务——档案查询——毕业生档案去向查询

如果档案投递时间超过一年期限，石河子市邮局将不再受理查询。

十三、何时可以查我的档案去向？

是否越及时追踪越好？

学校于放假前完成档案的投递工作，邮局会分批将各学院毕业生档案寄出，寄出后大约需要2周时间才能到达收档单位，请及时与收档单位核实档案接收情况。但因各地人力资源与社会保障局、人才服务中心在毕业季会收到大量学生档案，至少需要3个月时间才能全部整理完毕，在此期间，如暂时无法查询档案接收情况，或答复档案还未收到，请耐心等待档案整理完成后再次查询。（重要提醒：关注自己档案邮寄的运单号，积极与接收单位或接收人联系，越及时追踪档案去向越好）

十四、档案遗失了怎么办？

情况一：已经毕业多年，一直就没管过档案，完全不知道自己档案在哪里。先不要慌，你的档案这种情况应该还能找到；

如果你毕业还没超过 2 年，且申请留档2年，那么致电学院问问相应的档案负责人查找。如果毕业后多年忘记当时填写的档案去向地址，那么可以登陆石河子大学档案馆主页右下角档案预约查询系统中的毕业生档案去向查询进行查找；

情况二：档案在调档途中或者自己手里丢失。这种情况基本就是档案丢失了，只能去补办档案。首先，你需要在你所在单位办理一份档案遗失证明；然后，按照档案内需要的材料，登录石河子大学档案馆主页右下角档案预约查询系统注册申请补办，补办只能提供大学期间的录取名册、成绩单、毕业生登记表，无法提供高中档案及大学期间的其他材料，因此，原始档案只有一份，各位同学务必关注，及时追踪。

十五、我可以自带档案到单位或

人才服务中心吗？

或者我可以把档案从人才服务中心

或单位提取出来拿在自己手上吗？

不可以。根据国家档案管理规定，学生档案是人事档案的重要组成部分，严禁个人自带档案。档案之间的转递只能是单位对单位的调转，毕业后您的个人档案将由各学院统一办理邮寄。

青春不散场，档案伴你行。在新的人生梦想即将起航之际，档案馆全体人员祝2023届毕业生一帆风顺、前程似锦！

石河子大学档案馆 2023年5月30日

石河子大学

文字：夏 菁 王龙淼

编辑：张 鑫

校对：仝珊珊

编审：高金超 崔红卫 甘秀叶 胡艺檬