轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图

（一）操作基础

一、数据透视表和透视图概述

使用数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供汇总数据。使用数据透视图报表可以在数据透视表中显示该汇总数据，并且可以方便地查看比较、模式和趋势。数据透视表和数据透视图报表都能使您做出有关企业中关键数据的可靠决策。

1、概述

数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。使用数据透视表可以深入分析数值数据，并且可以回答一些预料不到的数据问题。数据透视表是专门针对以下用途设计的：

以多种用户友好方式查询大量数据。对数值数据进行分类汇总和聚合，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式。展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细。将行移动到列或将列移动到行（或“透视”），以查看源数据的不同汇总。对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，使您能够关注所需的信息。提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。

2、处理数据透视表的方法

通过定义数据源、排列“数据透视表字段列表”中的字段以及选择初始布局来创建初始数据透视表后，您可以执行下列任务来处理数据透视表：

通过执行下列操作浏览数据：展开和折叠数据，并显示与值有关的基本明细。对字段和项进行排序、筛选和分组。更改汇总函数，并且添加自定义计算和公式。通过执行下列操作更改窗体布局和字段排列：更改数据透视表形式：压缩、大纲或表格。添加、重新排列和删除字段。更改字段或项的顺序。通过执行下列操作更改列、行和分类汇总的布局：打开或关闭列和行字段标题，或者显示或隐藏空行。在其行上方或下方显示分类汇总。刷新时调整列宽。将列字段移动到行区域或将行字段移动到列区域。为外部行和列项合并单元格或取消单元格合并。通过执行下列操作更改空白和错误的显示方式：更改错误和空单元格的显示方式。更改不含数据的项和标签的显示方式。显示或隐藏空白行。通过执行下列操作更改格式：对单元格和区域进行手动和有条件格式设置。更改整个数据透视表的格式样式。更改字段的数字格式。包括 OLAP 服务器格式。

3、比较数据透视表和数据透视图报表

数据透视图报表为数据透视表中的数据提供了图形表示形式。具有这种图形表示形式的数据透视表称为相关联的数据透视表 。要更改数据透视图报表中显示的布局和数据，请更改相关联的数据透视表中的布局。

关键词解释：

数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。

相关联的数据透视表：为数据透视图提供源数据的数据透视表。在新建数据透视图时，将自动创建数据透视表。如果更改其中一个报表的布局，另外一个报表也随之更改。

与标准图表一样，数据透视图报表也具有数据系列、类别、数据标记 和坐标轴 。此外，您还可以更改图表类型和其他选项，例如图表标题 、图例 放置、数据标签 、图表位置等。

关键词解释：

数据系列：在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。

数据标记：图表中的条形、面积、圆点、扇面或其他符号，代表源于数据表单元格的单个数据点或值。图表中的相关数据标记构成了数据系列。

坐标轴：界定图表绘图区的线条，用作度量的参照框架。y 轴通常为垂直坐标轴并包含数据。x 轴通常为水平轴并包含分类。

图表标题：图表标题是说明性的文本，可以自动与坐标轴对齐或在图表顶部居中。

图例：图例是一个方框，用于标识为图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。

数据标签：为数据标记提供附加信息的标签，数据标签代表源于数据表单元格的单个数据点或值。

首次创建数据透视表时可以自动创建数据透视图报表，也可以基于现有的数据透视表创建数据透视图报表。

4、比较数据透视表和数据透视图

在基于数据透视表创建数据透视图报表时，数据透视图报表的布局（即数据透视图报表字段的位置）最初由数据透视表的布局决定。如果先创建了数据透视图报表，则通过将字段从“数据透视表字段列表”中拖到图表工作表 上的特定区域，即可确定图表的布局。

关键词解释：

图表工作表：工作簿中只包含图表的工作表。当希望单独查看图表或数据透视图（独立于工作表数据或数据透视表）时，图表工作表非常有用。

5、数据透视图报表与标准图表之间的区别

如果您熟悉标准图表，就会发现数据透视图中的大多数操作和标准图表中的一样。但是二者之间也存在以下差别：

交互 在标准图表中，应为要查看的每个数据视图创建一个图表，但不能与它们进行交互。而在数据透视图报表中，只要创建一个图表即可通过更改报表布局或显示的明细数据来以不同的方式查看数据。即您可以与数据进行交互。图表类型 您可以将数据透视图报表更改为除 XY 散点图、股价图或气泡图之外的任何其他图表类型。源数据 标准图表可直接链接到工作表单元格中。数据透视图可以基于相关联的数据透视表 中的几种不同数据类型。

关键词解释：

相关联的数据透视表：为数据透视图提供源数据的数据透视表。在新建数据透视图时，将自动创建数据透视表。如果更改其中一个报表的布局，另外一个报表也随之更改。

格式 刷新 数据透视图报表时，会保留大多数格式（包括元素、布局和样式）。但是，不保留趋势线 、数据标签 、误差线以及对数据集进行的其他更改。标准图表只要应用了这些格式，就不会丢失它们。

关键词解释：

刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。

趋势线：趋势线以图形的方式表示数据系列的趋势，例如，向上倾斜的线表示几个月中增加的销售额。趋势线用于问题预测研究，又称为回归分析。

数据标签：为数据标记提供附加信息的标签，数据标签代表源于数据表单元格的单个数据点或值。

误差线：通常用在统计或科学记数法数据中，误差线显示相对序列中的每个数据标记的潜在误差或不确定度。

6、处理源数据

在创建数据透视表 或数据透视图报表 时，可使用多种不同的源数据 类型。

关键词解释：

数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。

数据透视图：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。

源数据：用于创建数据透视表或数据透视图的数据清单或表。源数据可以来自 Excel 数据清单或区域、外部数据库或多维数据集，或者另一张数据透视表。

6-1、使用工作表数据

您可以将 Microsoft Office Excel 工作表中的数据作为报表的数据来源。该数据应采用列表 格式，其列标签应位于第一行。后续行中的每个单元格都应包含与其列标题相对应的数据。目标数据中不得出现任何空行或空列。Excel 会将列标签用作报表中的字段名称。

关键词解释：

列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。

字段：在数据透视表或数据透视图中，来源于源数据中字段的一类数据。数据透视表具有行字段、列字段、页字段和数据字段。数据透视图具有系列字段、分类字段、页字段和数据字段。

使用命名区域 若要使报表的更新更易于进行，请为源区域命名一个名称 ，并在创建报表时使用该名称。如果命名区域在扩展后包含了更多数据，则可以刷新 报表来包含新的数据。

关键词解释：

名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。

刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。

Excel 表格 Excel 表格已经采用列表格式，因而是数据透视表不错的候选源数据。当刷新数据透视表时，Excel 表格中新增和更新的数据会自动包含在刷新操作中。包括汇总 Excel会自动在数据透视表中创建分类汇总和总计。如果源数据包含用“分类汇总”命令（位于“数据”选项卡上的“大纲”组中）创建的自动分类汇总和总计，则应在创建报表前再用该命令将分类汇总和总计删除。

6-2、使用外部数据源

您可以从数据库 、OLAP 多维数据集或文本文件等位于 Excel 外部的源中检索数据。例如，对于要汇总和分析的销售记录，可以为它们维护一个数据库。

关键词解释：

数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息（如雇员或订单）分类归纳到表、记录和字段中。

Office 数据连接文件 如果使用 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 为报表检索外部数据 ，则可以直接将该数据输入到数据透视表中。我们建议使用 ODC 文件为报表检索外部数据。

关键词解释：

外部数据：存储在 Excel 之外的数据。例如，在 Access、dBASE、SQL Server 或 Web 服务器上创建的数据库。

OLAP 源数据 在从OLAP数据库或多维数据集文件中检索源数据时，数据只能以转换为工作表功能的数据透视表或数据透视图报表的形式返回 Excel。

关键词解释：

OLAP：为查询和报表（而不是处理事务）而进行了优化的数据库技术。OLAP 数据是按分级结构组织的，它存储在多维数据集而不是表中。

多维数据集：一种 OLAP 数据结构。多维数据集包含维度，如“国家/地区/省（或市/自治区）/市（或县）”，还包括数据字段，如“销售额”。维度将各种类型的数据组织到带有明细数据级别的分层结构中，而数据字段度量数量。

非 OLAP 源数据 这是数据透视表或数据透视图报表使用的基础数据，该数据来自 OLAP 数据库之外的源。例如，来自关系数据库或文本文件中的数据。

6-3、使用其他数据透视表

数据透视表缓存 每次在新建数据透视表或数据透视图时，Excel 均将报表数据的副本存储在内存中，并将其保存为工作簿文件的一部分。这样每张新的报表均需要额外的内存和磁盘空间。但是，如果将现有数据透视表作为同一个工作簿中的新报表的源数据，则两张报表就可以共享同一个数据副本。因为可以重新使用存储区，所以就会缩小工作簿文件，减少内存中的数据。位置要求 如果要将某个数据透视表用作其他报表的源数据，则两个报表必须位于同一工作簿中。如果源数据透视表位于另一工作簿中，则需要将源报表复制到要新建报表的工作簿位置。不同工作簿中的数据透视表和数据透视图是独立的，它们在内存和工作簿文件中都有各自的数据副本。更改会同时影响两个报表 在刷新新报表中的数据时，Excel 也会更新源报表中的数据，反之亦然。如果对某个报表中的项进行分组或取消分组，那么也将同时影响两个报表。如果在某个报表中创建了计算字段 或计算项 ，则也将同时影响两个报表。

关键词解释：

刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。

计算字段：数据透视表或数据透视图中的字段，该字段使用用户创建的公式。计算字段可使用数据透视表或数据透视图中其他字段中的内容执行计算。

计算项：数据透视表字段或数据透视图字段中的项，该项使用用户创建的公式。计算项使用数据透视表或数据透视图中相同字段的其他项的内容进行计算。

数据透视图报表 您可以基于其他数据透视表创建新的数据透视表或数据透视图报表，但是不能直接基于其他数据透视图报表创建报表。不过，每当创建数据透视图报表时，Excel 都会基于相同的数据创建一个相关联的数据透视表 ；因此，您可以基于相关联的报表创建一个新报表。对数据透视图报表所做的更改将影响相关联的数据透视表，反之亦然。

关键词解释：

相关联的数据透视表：为数据透视图提供源数据的数据透视表。在新建数据透视图时，将自动创建数据透视表。如果更改其中一个报表的布局，另外一个报表也随之更改。

6-4、更改现有报表的源数据

更改源数据 将导致用于分析的数据也发生变化。例如，您可能希望方便地从测试数据库切换到生产数据库。可以通过刷新报表，使用与原始数据连接信息类似的新数据来更新数据透视表或数据透视图。

关键词解释：

源数据：用于创建数据透视表或数据透视图的数据清单或表。源数据可以来自 Excel 数据清单或区域、外部数据库或多维数据集，或者另一张数据透视表。

刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。

要包括附加数据或其他数据，可以重新定义报表的源数据。如果这些数据与多数新字段或附加字段有很大差异，那么创建一个新的报表可能会更好。

通过刷新显示新数据 刷新报表也会更改可显示的数据。对于基于工作表列表的报表，Excel 会在源区域或指定的命名 区域中检索新的字段。对于基于外部数据的报表，Excel 会检索符合基础查询 条件的新数据或 OLAP 多维数据集 中可用的数据。您可以在“字段列表”中查看所有新字段，也可以向报表中添加字段。

关键词解释：

名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。

查询：在 Query 或 Access 中，查询是一种查找记录的方法，而这些记录回答了用户对数据库中存储的数据提出的特定问题。

多维数据集：一种 OLAP 数据结构。多维数据集包含维度，如“国家/地区/省（或市/自治区）/市（或县）”，还包括数据字段，如“销售额”。维度将各种类型的数据组织到带有明细数据级别的分层结构中，而数据字段度量数量。

更改创建的 OLAP 多维数据集 基于 OLAP 数据的报表始终可以访问多维数据集中的所有数据。如果您创建了包含服务器多维数据集中的数据子集的脱机多维数据集文件 ，则可用“脱机 OLAP”命令来修改该多维数据集文件，以使其包含服务器中的其他数据。

关键词解释：

脱机多维数据集文件：创建于硬盘或网络共享位置上的文件，用于存储数据透视表或数据透视图的 OLAP 源数据。脱机多维数据集文件允许用户在断开与 OLAP 服务器的连接后继续进行操作。

下一节：《轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图（二）创建或删除数据透视表或数据透视图》

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