我们经常听到客户说，当工作业务调整，可能就不需要PDM Vault了，因此不想让它占用服务器资源，但又需要保留数据备查。这里给大家介绍一种方法，一起来看如何操作吧。

一、导出文件的excel表格

1、对需要删除的Vault进行完全搜索；

2、设置搜索范围，根据需要定义搜索条件；

3、选定以后点击开始搜索；

4、点击打开搜索结果并另存即可；

5、Excel包含信息如下。

二、原始文件备份/查询

将Vault中所有文件本地缓存（注：缓存用户需有对应权限，然后对所有文件夹获取最新版本），之后对照excel表格进行查询。如果需要核实Excel中文件数量是否和库中相等，用admin账号进行搜索，将所有文件搜索出来即可核对（注意不能用普通账号，没有权限是无法搜出对应文件的，需有最高权限才能搜出所有文件）。

已被check out的文件分为两种情况：

①如果该用户在职可以让他进行检入，防止他的修改内容丢失；

②如果该用户已离职且无法找回电脑则可以使用撤销检出（undo check out）。

如果想要全部搜索出已经检出的文件，用admin账号通过状态过滤搜索出所有已经检出的文件，再按照上文所说分别处理（找对应用户检入或用admin账号撤销检出）。